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उपयोग का उदाहरण · विधि

पाँच लोग एक ही जानकारी की प्रतीक्षा में हैं, और वह किसी के पास नहीं

चार नोटरी का एक कार्यालय साल में लगभग 1 100 फ़ाइलें संभालता है, जिनमें 600 अचल संपत्ति की बिक्री हैं। हर बिक्री में विक्रेता, क्रेता, दो एजेंसियाँ और एक बैंक आमने-सामने होते हैं — पाँच पक्ष, जो सब उसी एक सहयोगी को फ़ोन करके पूछते हैं कि फ़ाइल कहाँ पहुँची, और पाँच अंदाज़न उत्तर पाते हैं।

कार्ड की आवश्यकता नहीं

शुरुआती बिंदु

देरी क़ानूनी नहीं, प्रबंधन की है

बिक्री का दस्तावेज़ शायद ही क़ानून की प्रतीक्षा करता है। वह किसी बैंक-विवरण, किसी प्रमाणपत्र, किसी नगर-नियोजन प्रमाण, किसी प्रबंधन-समिति के उत्तर की प्रतीक्षा करता है। सहयोगी जानता है कि कौन-सा काग़ज़ छूटा है; अगले हफ़्ते भी जानता है, क्योंकि उसे याद दिलाने का समय नहीं मिला। जिस अनुरोध को लिखने में दो मिनट लगते हैं, उस पर तीन हफ़्ते बीत जाते हैं।

  • काग़ज़ों की याद-दिलाई हाथ से होती है, जब समय मिले
  • एक ही जानकारी के लिए पाँच पक्ष फ़ोन करते हैं
  • कोई औसत अवधि मापी नहीं जाती, इसलिए कोई वादा निभने योग्य नहीं
  • हस्ताक्षर की मुलाक़ात फ़ोन पर, पाँच लोगों के साथ तय होती है

क्या लगाया जाता है

बिना याद किए माँगिए, बिना फ़ोन उठाए बताइए

  1. 01

    फ़ाइल अपने काग़ज़ जानती है

    हर दस्तावेज़-प्रकार अपेक्षित काग़ज़ों की सूची और यह भी रखता है कि उन्हें कौन देगा। फ़ाइल खुलते ही हर पक्ष को अपनी सूची मिलती है — दूसरों की नहीं।

  2. 02

    अनुस्मारक बिना किसी निर्णय के जाता है

    सातवें दिन तक काग़ज़ न आए तो याद दिलाई। चौदहवें दिन सहयोगी को प्रति भेजते हुए याद दिलाई। इक्कीसवें दिन चेतावनी। जो काग़ज़ तीन हफ़्ते रोके रखता था, वह एक हफ़्ता रोकता है।

  3. 03

    पाँचों पक्ष एक ही जगह से देखते हैं

    हर पार किया गया चरण उसे सूचना भेजता है जिसे आप तय करें। एजेंसी बिना फ़ोन किए जान लेती है कि ऋण मंज़ूर हो गया; क्रेता जान लेता है कि नगरपालिका ने उत्तर दे दिया। प्रगति पूछने वाली कॉल इसलिए ढह जाती हैं कि उनका कोई विषय ही नहीं बचता।

  4. 04

    हस्ताक्षर ऑनलाइन तय होता है

    नोटरी के असली स्लॉट, जिन्हें पक्ष ख़ुद चुनते हैं, और एक दिन पहले अनुस्मारक। मंगलवार की सुबह ढूँढ़ने के लिए की जाने वाली आठ कॉल मिट जाती हैं।

क्या हिलता है

यह व्यवस्था किसे लक्ष्य करती है

3 सप्ताह → 1 सप्ताह
छूटे काग़ज़ पर औसत प्रतीक्षा
5
पक्ष जो बिना एक भी कॉल के सूचित होते हैं
0
हाथ से भेजा गया काग़ज़-अनुस्मारक
1
औसत अवधि जो आख़िरकार मापी जाती है, दस्तावेज़-प्रकार के अनुसार

सामान्य प्रश्न

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या पक्षों को फ़ाइल दिखती है?

उन्हें वही दिखता है जो आप पक्ष-दर-पक्ष दिखाना तय करें: प्रगति की स्थिति, वे काग़ज़ जो उन्हें देने हैं, हस्ताक्षर की तारीख़। दूसरों के काग़ज़ कभी नहीं, विषय-वस्तु कभी नहीं।

क्या आप हमारे प्रारूपण सॉफ़्टवेयर की जगह लेते हैं?

नहीं। दस्तावेज़ों का प्रारूपण, कर, औपचारिकताएँ और कार्यालय का लेखांकन आपके व्यावसायिक प्रकाशक के पास रहते हैं। हम संग्रहण, सूचना और मुलाक़ातें लेते हैं, और दोनों API से बात करते हैं।

डेटा-संरक्षण कैसे संभाला जाता है?

अवधियाँ डेटा-प्रकार के अनुसार निर्धारित की जा सकती हैं, और सफ़ाई स्वचालित है। नोटरी-विशिष्ट संरक्षण-दायित्व आप तय करते हैं; औज़ार उन्हें लागू करता है।

यह कैसे पता चलता है कि कौन-सा काग़ज़ छूटा है और किससे माँगना है?

हर फ़ाइल अपने पक्षों और अपेक्षित काग़ज़ों सहित एक अनुकूलित ऑब्जेक्ट है। जो छूटा है वह फ़ाइल पर दिखता है, और अनुस्मारक सही व्यक्ति को जाता है — विक्रेता, क्रेता, बैंक, प्रबंधन-समिति — बिना किसी को वह सूची अपने सिर में रखे।

क्या पाँचों पक्षों को एक ही सूचना मिलती है?

नहीं, और उद्देश्य यही है: हर एक को वही मिलता है जो उससे संबंधित है, उसके अपने माध्यम में। तीन हफ़्ते गँवाने वाली वह बिक्री एक ऐसे काग़ज़ के कारण रुकी थी जिसे किसी ने इसलिए नहीं माँगा कि किसी को पता ही नहीं था कि वह किसकी ज़िम्मेदारी है।

कोई और सवाल? हमें लिखें — एक व्यक्ति आपको उत्तर देगा।

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