Caso d'uso · Diritto
Cinque persone attendono la stessa informazione, e nessuna ce l'ha
Uno studio di quattro notai tratta circa 1.100 pratiche all'anno, di cui 600 compravendite immobiliari. Ogni compravendita mette in gioco un venditore, un acquirente, due agenzie e una banca — cinque parti che chiamano tutte lo stesso collaboratore per sapere a che punto è la pratica e che ottengono cinque risposte approssimative.
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Il punto di partenza
Il ritardo non è giuridico, è logistico
Un atto di compravendita raramente attende il diritto. Attende un estratto conto, un attestato, un certificato urbanistico, una risposta dell'amministratore di condominio. Il collaboratore sa quale documento manca; lo sa anche la settimana dopo, perché non ha avuto il tempo di sollecitare. Passano tre settimane su una richiesta che richiede due minuti per essere scritta.
- Sollecito dei documenti fatto a mano, quando il tempo lo consente
- Cinque parti che chiamano per la stessa informazione
- Nessun tempo medio misurato, quindi nessuna promessa sostenibile
- Appuntamenti per il rogito fissati per telefono, in cinque
Ciò che si mette in campo
Richiedere senza pensarci, informare senza rispondere al telefono
- 01
La pratica conosce i suoi documenti
Un tipo di atto porta con sé l'elenco dei documenti attesi e di chi deve fornirli. All'apertura della pratica, ogni parte riceve il proprio elenco — non quello degli altri.
- 02
Il sollecito parte senza dover decidere
Documento non ricevuto a G+7, promemoria. A G+14, promemoria con copia al collaboratore. A G+21, allerta. Il documento che bloccava tre settimane ne blocca una.
- 03
Le cinque parti seguono tutto nello stesso posto
Ogni passaggio compiuto genera un'informazione a chi decidete voi. L'agenzia sa che il mutuo è stato concesso senza chiamare; l'acquirente sa che il comune ha risposto. Le chiamate sullo stato di avanzamento crollano perché non hanno più oggetto.
- 04
Il rogito si fissa online
Slot reali del notaio, scelti dalle parti, con promemoria il giorno prima. Le otto chiamate per trovare un martedì mattina spariscono.
Ciò che si sposta
Ciò a cui punta il dispositivo
- 3 sett. → 1 sett.
- di attesa media su un documento mancante
- 5
- parti informate senza una chiamata
- 0
- solleciti di documenti fatti a mano
- 1
- tempo medio finalmente misurato, per tipo di atto
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Domande frequenti
Le parti vedono la pratica?
Vedono ciò che decidete di mostrare loro, parte per parte: lo stato di avanzamento, i documenti che devono fornire, la data del rogito. Mai i documenti degli altri, mai il merito.
Sostituite il nostro software di redazione?
No. La redazione degli atti, le imposte, gli adempimenti e la contabilità dello studio restano presso il vostro editore gestionale. Noi prendiamo la raccolta, l'informazione e gli appuntamenti, e i due sistemi dialogano tramite l'API.
Come gestire la conservazione dei dati?
Le durate sono configurabili per tipo di dato e la cancellazione è automatica. Gli obblighi di conservazione propri del notariato restano definiti da voi; lo strumento li applica.
Come sapere quale documento manca, e a chi richiederlo?
Ogni pratica è un oggetto personalizzato con le sue parti e i suoi documenti attesi. Ciò che manca è visibile sulla pratica, e il sollecito parte all'interlocutore giusto — venditore, acquirente, banca, amministratore di condominio — senza che nessuno debba tenere l'elenco.
Le cinque parti ricevono la stessa informazione?
No, ed è proprio l'obiettivo: ciascuna riceve ciò che la riguarda, nel suo canale. La compravendita con tre settimane perse derivava da un documento che nessuno aveva richiesto perché nessuno sapeva a chi spettasse.
Un'altra domanda? Scrivici — ti risponde una persona.
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