Praktijkcase · Recht
Vijf mensen wachten op dezelfde informatie, en niemand heeft ze
Een kantoor met vier notarissen behandelt ongeveer 1.100 dossiers per jaar, waarvan 600 vastgoedverkopen. Bij elke verkoop komen een verkoper, een koper, twee makelaars en een bank samen — vijf partijen die allemaal dezelfde medewerker bellen om te weten hoever het dossier staat, en die vijf vage antwoorden krijgen.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De vertraging is niet juridisch, ze is logistiek
Een verkoopakte wacht zelden op het recht. Ze wacht op een rekeninguittreksel, een attest, een stedenbouwkundig certificaat, een antwoord van de vve-beheerder. De medewerker weet welk stuk ontbreekt; hij weet dat de week nadien nog steeds, omdat hij geen tijd had om te herinneren. Er gaan drie weken voorbij voor een vraag die twee minuten schrijven kost.
- Stukken met de hand opgevraagd, wanneer de tijd het toelaat
- Vijf partijen die bellen voor dezelfde informatie
- Geen enkele gemeten gemiddelde termijn, dus geen enkele houdbare belofte
- Afspraken voor de ondertekening telefonisch ingepland, met vijf
Wat we opzetten
Opvragen zonder eraan te denken, informeren zonder op te nemen
- 01
Het dossier kent zijn stukken
Een type akte draagt de lijst van de verwachte stukken en van wie ze moet aanleveren. Bij de opening van het dossier ontvangt elke partij haar eigen lijst — niet die van de andere.
- 02
De herinnering vertrekt zonder afweging
Stuk niet ontvangen op dag 7, herinnering. Op dag 14, herinnering met kopie aan de medewerker. Op dag 21, waarschuwing. Het stuk dat drie weken blokkeerde, blokkeert er nog één.
- 03
De vijf partijen volgen op dezelfde plek
Elke afgeronde stap zet een bericht in gang naar wie jij beslist. De makelaar weet dat de lening is toegekend zonder te bellen; de koper weet dat de stad geantwoord heeft. De telefoontjes over de stand van zaken vallen weg omdat ze geen voorwerp meer hebben.
- 04
De ondertekening wordt online ingepland
Reële tijdsloten van de notaris, gekozen door de partijen, met herinnering de dag ervoor. De acht telefoontjes om een dinsdagochtend te vinden, verdwijnen.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 3 wk. → 1 wk.
- gemiddelde wachttijd op een ontbrekend stuk
- 5
- partijen geïnformeerd zonder één telefoontje
- 0
- met de hand opgevraagde stukken
- 1
- gemiddelde termijn eindelijk gemeten, per type akte
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Aangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenWebformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenAutomatiseringsscenario's
Eén trigger, voorwaarden, acties — op alle hubs tegelijk.
OntdekkenBoekingspagina
Jouw beschikbaarheden online boekbaar, in je eigen huisstijl, op je eigen domein.
OntdekkenDocumenten & AI-documentbeheer
Online pdf-editor en AI-verrijking: OCR, samenvatting, rangschikking.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Zien de partijen het dossier?
Ze zien wat jij beslist hen te tonen, partij per partij: de stand van zaken, de stukken die zij moeten aanleveren, de datum van de ondertekening. Nooit de stukken van de andere, nooit de inhoud.
Vervangen jullie onze redactiesoftware?
Nee. De redactie van de akten, de belastingen, de formaliteiten en de boekhouding van het kantoor blijven bij jouw vakleverancier. Wij nemen het verzamelen, het informeren en de afspraken voor onze rekening, en beide praten met elkaar via de API.
Hoe beheer je de bewaring van de gegevens?
De termijnen zijn instelbaar per gegevenstype, en het wissen gebeurt automatisch. De bewaarverplichtingen die eigen zijn aan het notariaat, blijven door jou bepaald; de tool past ze toe.
Hoe weet je welk stuk ontbreekt, en bij wie je het moet opvragen?
Elk dossier is een maatwerkobject met zijn partijen en zijn verwachte stukken. Wat ontbreekt, is zichtbaar op het dossier, en de herinnering vertrekt naar de juiste gesprekspartner — verkoper, koper, bank, vve-beheerder — zonder dat iemand de lijst moet bijhouden.
Krijgen de vijf partijen dezelfde informatie?
Nee, en dat is de bedoeling: elk krijgt wat haar aanbelangt, in haar eigen kanaal. De verkoop met drie verloren weken kwam voort uit een stuk dat niemand gevraagd had omdat niemand wist bij wie het hoorde.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart