Anwendungsfall · Recht
Fünf Personen warten auf dieselbe Information, und keine hat sie
Ein Notariat mit vier Notaren bearbeitet rund 1.100 Vorgänge pro Jahr, davon 600 Immobilienverkäufe. Bei jedem Verkauf treffen ein Verkäufer, ein Käufer, zwei Maklerbüros und eine Bank aufeinander — fünf Parteien, die alle denselben Mitarbeitenden anrufen, um den Stand des Vorgangs zu erfahren, und die fünf ungefähre Antworten bekommen.
Keine Kreditkarte erforderlich
Die Ausgangslage
Die Wartezeit ist keine juristische, sondern eine logistische
Eine Kaufurkunde wartet selten auf das Recht. Sie wartet auf einen Kontoauszug, eine Bescheinigung, eine Baurechtsauskunft, eine Antwort der Hausverwaltung. Der Mitarbeitende weiß, welche Unterlage fehlt; er weiß es auch in der Woche darauf, weil er keine Zeit hatte nachzufassen. Drei Wochen vergehen wegen einer Anfrage, die zwei Minuten Schreibarbeit kostet.
- Unterlagen von Hand angemahnt, wenn die Zeit es erlaubt
- Fünf Parteien, die wegen derselben Information anrufen
- Keine gemessene Durchschnittsdauer, also keine haltbare Zusage
- Beurkundungstermine telefonisch vereinbart, zu fünft
Was eingerichtet wird
Anfordern, ohne daran zu denken, informieren, ohne abzunehmen
- 01
Der Vorgang kennt seine Unterlagen
Eine Urkundenart trägt die Liste der erwarteten Unterlagen und wer sie liefern muss. Beim Anlegen des Vorgangs erhält jede Partei ihre eigene Liste — nicht die der anderen.
- 02
Die Erinnerung geht ohne Abwägung raus
Unterlage nach 7 Tagen nicht eingegangen, Erinnerung. Nach 14 Tagen Erinnerung mit Kopie an den Mitarbeitenden. Nach 21 Tagen Alarm. Die Unterlage, die drei Wochen blockierte, blockiert eine.
- 03
Die fünf Parteien verfolgen alles an einer Stelle
Jeder erreichte Schritt löst eine Information an die von Ihnen bestimmten Empfänger aus. Das Maklerbüro weiß ohne Anruf, dass das Darlehen bewilligt ist; der Käufer weiß, dass das Rathaus geantwortet hat. Die Anrufe zum Bearbeitungsstand brechen weg, weil sie gegenstandslos werden.
- 04
Die Beurkundung wird online terminiert
Echte Zeitfenster des Notars, von den Parteien gewählt, mit Erinnerung am Vortag. Die acht Anrufe, um einen Dienstagvormittag zu finden, verschwinden.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- 3 Wo. → 1 Wo.
- durchschnittliche Wartezeit auf eine fehlende Unterlage
- 5
- Parteien informiert, ohne einen Anruf
- 0
- von Hand getätigte Unterlagenmahnungen
- 1
- Durchschnittsdauer endlich gemessen, je Urkundenart
Mehr entdecken
Die eingesetzten Bausteine
Benutzerdefinierte Objekte
Ihre Fachanwendungen, ohne Entwicklung: Immobilien, Vorgänge, Verträge, mit Segmenten und Automatisierungen.
EntdeckenWeb-Formulare
Formulare auf Ihrer Website, die direkt das CRM speisen.
EntdeckenAutomatisierungsszenarien
Ein Auslöser, Bedingungen, Aktionen – über alle Hubs zugleich.
EntdeckenBuchungsseite
Ihre Verfügbarkeiten online buchbar, in Ihren Farben, auf Ihrer Domain.
EntdeckenDokumente & KI-Dokumentenverwaltung
Online-PDF-Editor und KI-Anreicherung: OCR, Zusammenfassung, Klassifizierung.
EntdeckenFAQ
Häufig gestellte Fragen
Sehen die Parteien den Vorgang?
Sie sehen, was Sie ihnen zeigen möchten, Partei für Partei: den Bearbeitungsstand, die Unterlagen, die sie liefern müssen, das Datum der Beurkundung. Nie die Unterlagen der anderen, nie die Sache selbst.
Ersetzen Sie unsere Software zur Urkundenerstellung?
Nein. Urkundenerstellung, Steuern, Formalitäten und die Buchhaltung des Notariats bleiben bei Ihrem Fachanbieter. Wir übernehmen die Sammlung, die Information und die Termine, und beide sprechen über die API miteinander.
Wie wird die Aufbewahrung der Daten gehandhabt?
Die Fristen sind je Datenart einstellbar, und die Löschung erfolgt automatisch. Die für das Notariat geltenden Aufbewahrungspflichten legen Sie fest; das Werkzeug setzt sie um.
Wie erfährt man, welche Unterlage fehlt und bei wem sie anzufordern ist?
Jeder Vorgang ist ein individuelles Objekt mit seinen Parteien und seinen erwarteten Unterlagen. Was fehlt, ist am Vorgang sichtbar, und die Erinnerung geht an die richtige Stelle — Verkäufer, Käufer, Bank, Hausverwaltung — ohne dass jemand die Liste führen muss.
Erhalten die fünf Parteien dieselbe Information?
Nein, und genau das ist der Zweck: Jede erhält, was sie betrifft, auf ihrem Kanal. Der Verkauf mit drei verlorenen Wochen scheiterte an einer Unterlage, die niemand angefordert hatte, weil niemand wusste, wer sie beizubringen hatte.
Noch eine Frage? Schreiben Sie uns — ein Mensch antwortet Ihnen.
Bevor Sie sich entscheiden
Testen Sie die gesamte Suite kostenlos
Der Tarif Entdeckung ist keine beschnittene Demo: Alle acht Hubs sind offen, zwei Nutzer, tausend Kontakte, hundert Credits geschenkt. Keine Kreditkarte und kein Enddatum. Sie bilden Ihren ersten Vorgang ab und urteilen anhand von Fakten.
Kostenloses Konto erstellenKeine Karte, keine automatische Vertriebsnachfassung, keine Funktion, die sich nach vierzehn Tagen schließt.
Vergleiche
Sie kommen von woanders? Die Migration verläuft sanft
Kontakte, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben, Segmente und E-Mail-Vorlagen kommen aus Brevo, HubSpot oder einem Export. Sie behalten das alte Tool, solange Sie wollen: Nichts zwingt zum Wechsel auf einen Schlag, und auf Ihrer Seite wird nichts gelöscht.
Mit Ihrem aktuellen Tool vergleichenBereit, alle Ihre Tools an einem Ort zu vereinen?
Erstellen Sie in zwei Minuten Ihr kostenloses Konto: CRM, Telefonie, Marketing, Terminplanung und Kundenservice — an einem Ort, mit KI inklusive.
Keine Kreditkarte erforderlich