Caso de uso · Direito
Cinco pessoas esperam a mesma informação, e nenhuma a tem
Um cartório de quatro notários trata cerca de 1 100 processos por ano, dos quais 600 vendas imobiliárias. Cada venda junta um vendedor, um comprador, duas agências e um banco — cinco partes que ligam todas ao mesmo colaborador para saber em que ponto está o processo, e que obtêm cinco respostas aproximadas.
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O ponto de partida
O prazo não é jurídico, é logístico
Uma escritura de venda raramente espera pelo direito. Espera por um extrato bancário, por uma declaração, por uma certidão de urbanismo, por uma resposta da administração do condomínio. O colaborador sabe que documento falta; sabe-o também na semana seguinte, porque não teve tempo de insistir. Passam três semanas sobre um pedido que demora dois minutos a escrever.
- Pedido de documentos feito à mão, quando o tempo permite
- Cinco partes a ligar para a mesma informação
- Nenhum prazo médio medido, logo nenhuma promessa sustentável
- Marcações de escritura combinadas por telefone, a cinco
O que se implementa
Pedir sem ter de pensar nisso, informar sem atender
- 01
O processo conhece os seus documentos
Um tipo de ato traz consigo a lista dos documentos esperados e de quem os deve fornecer. Na abertura do processo, cada parte recebe a sua própria lista — não a das outras.
- 02
O pedido sai sem arbitragem
Documento não recebido ao 7.º dia, lembrete. Ao 14.º dia, lembrete com cópia ao colaborador. Ao 21.º dia, alerta. O documento que bloqueava três semanas passa a bloquear uma.
- 03
As cinco partes acompanham no mesmo sítio
Cada etapa ultrapassada desencadeia uma informação a quem decidirem. A agência sabe que o empréstimo foi aprovado sem ligar; o comprador sabe que a câmara respondeu. As chamadas de ponto de situação desmoronam-se porque deixam de ter objeto.
- 04
A escritura marca-se online
Horários reais do notário, escolhidos pelas partes, com lembrete na véspera. Desaparecem as oito chamadas para encontrar uma terça-feira de manhã.
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- 3 sem. → 1 sem.
- de espera média por um documento em falta
- 5
- partes informadas sem uma chamada
- 0
- pedidos de documentos feitos à mão
- 1
- prazo médio finalmente medido, por tipo de ato
Para ir mais longe
Os blocos mobilizados
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Perguntas frequentes
As partes veem o processo?
Veem o que decidirem mostrar-lhes, parte a parte: o ponto de situação, os documentos que devem fornecer, a data da escritura. Nunca os documentos das outras, nunca o fundo.
Substituem o nosso software de redação?
Não. A redação dos atos, o imposto, as formalidades e a contabilidade do cartório continuam no vosso editor de negócio. Nós assumimos a recolha, a informação e as marcações, e os dois comunicam pela API.
Como se gere a conservação dos dados?
Os prazos são configuráveis por tipo de dado, e a purga é automática. As obrigações de conservação próprias do notariado continuam a ser definidas por si; a ferramenta aplica-as.
Como saber que documento falta e a quem pedi-lo?
Cada processo é um objeto personalizado com as suas partes e os seus documentos esperados. O que falta é visível no processo, e o pedido sai para o interlocutor certo — vendedor, comprador, banco, administração do condomínio — sem que ninguém tenha de manter a lista.
As cinco partes recebem a mesma informação?
Não, e é esse o objetivo: cada uma recebe o que lhe diz respeito, no seu canal. A venda com três semanas perdidas devia-se a um documento que ninguém tinha pedido porque ninguém sabia a quem cabia.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
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