Cas d'usage · Droit
Cinq personnes attendent la même information, et aucune ne l'a
Une étude de quatre notaires traite environ 1 100 dossiers par an, dont 600 ventes immobilières. Chaque vente met en présence un vendeur, un acquéreur, deux agences et une banque — cinq parties qui appellent toutes le même collaborateur pour savoir où en est le dossier, et qui obtiennent cinq réponses approximatives.
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Le point de départ
Le délai n'est pas juridique, il est logistique
Un acte de vente attend rarement le droit. Il attend un relevé de compte, une attestation, un certificat d'urbanisme, une réponse de syndic. Le collaborateur sait quelle pièce manque ; il le sait aussi la semaine suivante, parce qu'il n'a pas eu le temps de relancer. Trois semaines passent sur une demande qui prend deux minutes à écrire.
- Relance des pièces faite à la main, quand le temps le permet
- Cinq parties qui appellent pour la même information
- Aucun délai moyen mesuré, donc aucune promesse tenable
- Rendez-vous de signature calés par téléphone, à cinq
Ce qu'on met en place
Réclamer sans y penser, informer sans décrocher
- 01
Le dossier connaît ses pièces
Un type d'acte porte la liste des pièces attendues et de qui doit les fournir. À l'ouverture du dossier, chaque partie reçoit sa propre liste — pas celle des autres.
- 02
La relance part sans arbitrage
Pièce non reçue à J+7, rappel. À J+14, rappel avec copie au collaborateur. À J+21, alerte. La pièce qui bloquait trois semaines en bloque une.
- 03
Les cinq parties suivent au même endroit
Chaque étape franchie déclenche une information à qui vous décidez. L'agence sait que le prêt est accordé sans appeler ; l'acquéreur sait que la mairie a répondu. Les appels d'état d'avancement s'effondrent parce qu'ils n'ont plus d'objet.
- 04
La signature se cale en ligne
Créneaux réels du notaire, choisis par les parties, avec rappel la veille. Les huit appels pour trouver un mardi matin disparaissent.
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- 3 sem. → 1 sem.
- d'attente moyenne sur une pièce manquante
- 5
- parties informées sans un appel
- 0
- relance de pièce faite à la main
- 1
- délai moyen enfin mesuré, par type d'acte
Pour aller plus loin
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Questions fréquentes
Les parties voient-elles le dossier ?
Elles voient ce que vous décidez de leur montrer, partie par partie : l'état d'avancement, les pièces qu'elles doivent fournir, la date de signature. Jamais les pièces des autres, jamais le fond.
Remplacez-vous notre logiciel de rédaction ?
Non. La rédaction des actes, la taxe, les formalités et la comptabilité de l'étude restent chez votre éditeur métier. Nous prenons la collecte, l'information et les rendez-vous, et les deux dialoguent par l'API.
Comment gérer la conservation des données ?
Les durées sont paramétrables par type de donnée, et la purge est automatique. Les obligations de conservation propres au notariat restent définies par vous ; l'outil les applique.
Comment savoir quelle pièce manque, et à qui la réclamer ?
Chaque dossier est un objet personnalisé avec ses parties et ses pièces attendues. Ce qui manque est visible sur le dossier, et la relance part au bon interlocuteur — vendeur, acquéreur, banque, syndic — sans que personne n'ait à tenir la liste.
Les cinq parties reçoivent-elles la même information ?
Non, et c'est le but : chacune reçoit ce qui la concerne, dans son canal. La vente de trois semaines perdues venait d'une pièce que personne n'avait réclamée parce que personne ne savait à qui elle incombait.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
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