Cas d'usage · Collectivité
Quatre agents pour 34 communes, et neuf démarches encore sur papier
Une communauté de communes rurale instruit les autorisations d'urbanisme, les demandes de subvention aux associations, les inscriptions au service périscolaire et les demandes de bacs de tri. Neuf démarches, 6 200 dossiers par an, et un service de quatre personnes qui passe la moitié de son temps à relancer des pièces manquantes.
Sans carte bancaire
Le point de départ
Le temps ne part pas dans l'instruction, il part dans la relance
Un dossier d'urbanisme arrive incomplet neuf fois sur dix. L'agent le constate à l'ouverture, écrit un courrier, attend, relance, reçoit une pièce, en redemande une autre. L'instruction elle-même prend une heure ; le va-et-vient prend six semaines.
- ≈ 55 % du temps des agents passé en relances de pièces
- Aucune visibilité de l'usager sur son dossier : il appelle
- Les formulaires papier se ressaisissent à la main
- Les 34 communes n'ont pas accès aux dossiers de leur territoire
Ce qu'on met en place
Empêcher le dossier incomplet plutôt que le relancer
- 01
Une page par démarche, avec son formulaire
Chaque démarche a sa page publique, écrite en langage clair, avec la liste des pièces et le formulaire de dépôt. Publiée sous le domaine de la communauté de communes, sans passer par le prestataire du site.
- 02
Le formulaire refuse l'incomplet
Les pièces obligatoires sont obligatoires : le dépôt ne part pas sans elles. C'est le changement qui compte, parce qu'il supprime la cause au lieu d'accélérer le remède.
- 03
L'automatisation prend les relances restantes
Quand une pièce reste à fournir malgré tout, le scénario relance à J+7 et J+21, prévient l'agent à J+30, et clôt le dossier sans suite au terme réglementaire — en informant l'usager.
- 04
Chaque commune voit son territoire
Le maire d'une commune membre consulte les dossiers de sa commune, sans voir ceux des 33 autres. Le service instructeur voit l'ensemble.
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- ≈ 55 % → 15 %
- du temps agent passé en relances
- 0
- dossier déposé sans ses pièces obligatoires
- −4 semaines
- sur le délai d'instruction, à effectif constant
- 34
- communes avec accès à leurs propres dossiers
Pour aller plus loin
Les briques mobilisées
Pages web
Publiez pages de campagne et pages de démarche depuis votre CRM, sans développeur.
DécouvrirFormulaires web
Des formulaires sur votre site qui alimentent directement le CRM.
DécouvrirScénarios d'automatisation
Un déclencheur, des conditions, des actions — sur tous les hubs à la fois.
DécouvrirObjets personnalisés
Vos applications métiers, sans développement : biens, dossiers, contrats, avec segments et automatisations.
DécouvrirTickets & SLA
Des demandes suivies, des délais tenus, des retards visibles.
DécouvrirFAQ
Questions fréquentes
Les usagers sans internet sont-ils exclus ?
Non. Le guichet et le téléphone continuent : l'agent saisit le dossier pour l'usager, dans le même formulaire. Le canal en ligne s'ajoute aux autres, il ne les remplace pas — et c'est lui qui libère du temps pour recevoir les autres.
Peut-on brancher notre logiciel d'instruction d'urbanisme ?
Oui. Le dépôt et le suivi se font ici, l'instruction réglementaire reste dans le logiciel métier, alimenté par l'API ou par un scénario d'automatisation.
Combien de temps pour mettre une démarche en ligne ?
Une demi-journée pour la première, une heure pour les suivantes : la page, le formulaire et le scénario de relance se dupliquent.
Quatre personnes peuvent-elles vraiment absorber 34 communes ?
C'est précisément l'enjeu : les demandes arrivent qualifiées et rangées par commune et par type, les accusés de réception et les demandes de pièces partent seuls, et le service instructeur ne traite plus que l'instruction. Le volume ne change pas, le travail de tri disparaît.
Les communes membres ont-elles leur propre vue ?
Oui : chaque commune retrouve ses demandes, ses délais et ses statistiques, sans voir celles des autres. La communauté de communes garde la vue consolidée pour piloter la charge.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
Avant de vous décider
Essayez la suite entière, gratuitement
Le plan Découverte n'est pas une démonstration bridée : les huit hubs sont ouverts, deux utilisateurs, mille contacts, cent crédits offerts. Sans carte bancaire et sans date de fin. Vous modélisez votre premier dossier et vous jugez sur pièces.
Créer un compte gratuitPas de carte, pas de relance commerciale automatique, pas de fonctionnalité qui se referme au bout de quatorze jours.
Comparatifs
Vous venez d'ailleurs ? La migration est douce
Contacts, entreprises, opportunités, tâches, segments et modèles d'e-mail arrivent depuis Brevo, HubSpot ou un export. Vous gardez l'ancien outil le temps qu'il faut : rien n'oblige à basculer d'un coup, et rien n'est supprimé de votre côté.
Comparer avec votre outil actuelPrêt à réunir tous vos outils en un seul ?
Créez votre compte gratuit en deux minutes : CRM, téléphonie, marketing, rendez-vous et service client — au même endroit, avec l'IA en plus.
Sans carte bancaire