Przypadek użycia · Samorząd
Czterech urzędników na 34 gminy i dziewięć procedur wciąż na papierze
Wiejski związek gmin rozpatruje zezwolenia urbanistyczne, wnioski o dotacje dla stowarzyszeń, zapisy na zajęcia pozalekcyjne i wnioski o pojemniki do segregacji. Dziewięć procedur, 6 200 spraw rocznie i czteroosobowy dział, który połowę czasu spędza na dopominaniu się o brakujące dokumenty.
Bez karty kredytowej
Punkt wyjścia
Czas nie schodzi na rozpatrywaniu, tylko na dopominaniu się
Wniosek urbanistyczny przychodzi niekompletny w dziewięciu przypadkach na dziesięć. Urzędnik stwierdza to przy otwarciu, pisze pismo, czeka, przypomina, dostaje jeden dokument, prosi o kolejny. Samo rozpatrzenie zajmuje godzinę; krążenie w tę i z powrotem zajmuje sześć tygodni.
- ≈ 55% czasu urzędników schodzi na dopominanie się o dokumenty
- Mieszkaniec nie widzi swojej sprawy: dzwoni
- Formularze papierowe są przepisywane ręcznie
- 34 gminy nie mają dostępu do spraw ze swojego terenu
Co wdrażamy
Zapobiegać niekompletnym wnioskom, zamiast dopominać się o braki
- 01
Jedna strona na procedurę, z formularzem
Każda procedura ma swoją publiczną stronę, napisaną prostym językiem, z listą dokumentów i formularzem złożenia. Publikowana pod domeną związku gmin, bez pośrednictwa dostawcy strony internetowej.
- 02
Formularz odrzuca wnioski niekompletne
Dokumenty obowiązkowe są obowiązkowe: bez nich wniosek nie zostanie wysłany. To ta zmiana ma znaczenie, bo usuwa przyczynę zamiast przyspieszać leczenie.
- 03
Automatyzacja przejmuje pozostałe przypomnienia
Gdy mimo wszystko brakuje dokumentu, scenariusz przypomina w D+7 i D+21, uprzedza urzędnika w D+30 i zamyka sprawę bez rozpatrzenia po upływie terminu ustawowego — informując o tym mieszkańca.
- 04
Każda gmina widzi swój teren
Burmistrz gminy członkowskiej przegląda sprawy swojej gminy, nie widząc spraw pozostałych 33. Dział rozpatrujący wnioski widzi całość.
Co to zmienia
Cele rozwiązania
- ≈ 55% → 15%
- czasu urzędników spędzanego na dopominaniu się
- 0
- wniosków złożonych bez obowiązkowych dokumentów
- −4 tygodnie
- czasu rozpatrywania, przy tej samej obsadzie
- 34
- gminy z dostępem do własnych spraw
Zobacz też
Wykorzystane moduły
Strony WWW
Publikuj strony kampanii i strony procedur z poziomu swojego CRM, bez programisty.
OdkryjFormularze web
Formularze na Twojej stronie, które bezpośrednio zasilają CRM.
OdkryjScenariusze automatyzacji
Jeden wyzwalacz, warunki, akcje — we wszystkich hubach naraz.
OdkryjObiekty niestandardowe
Twoje aplikacje biznesowe, bez programowania: nieruchomości, sprawy, umowy, z segmentami i automatyzacjami.
OdkryjZgłoszenia i SLA
Śledzone zapytania, dotrzymywane terminy, widoczne opóźnienia.
OdkryjFAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy mieszkańcy bez internetu są wykluczeni?
Nie. Okienko i telefon działają dalej: urzędnik wprowadza sprawę za mieszkańca, w tym samym formularzu. Kanał online dochodzi do pozostałych, nie zastępuje ich — i to on uwalnia czas na przyjmowanie innych.
Czy można podłączyć nasze oprogramowanie do spraw urbanistycznych?
Tak. Złożenie i śledzenie odbywa się tutaj, rozpatrywanie zgodne z przepisami zostaje w systemie dziedzinowym, zasilanym przez API lub scenariusz automatyzacji.
Ile czasu zajmuje przeniesienie procedury do internetu?
Pół dnia na pierwszą, godzinę na kolejne: stronę, formularz i scenariusz przypomnień da się powielić.
Czy cztery osoby naprawdę mogą obsłużyć 34 gminy?
Właśnie o to chodzi: sprawy przychodzą zakwalifikowane i uporządkowane według gminy i typu, potwierdzenia przyjęcia i prośby o dokumenty wychodzą same, a dział rozpatrujący zajmuje się już tylko rozpatrywaniem. Wolumen się nie zmienia, znika praca nad sortowaniem.
Czy gminy członkowskie mają własny widok?
Tak: każda gmina znajduje swoje sprawy, swoje terminy i swoje statystyki, nie widząc cudzych. Związek gmin zachowuje widok zbiorczy, by zarządzać obciążeniem.
Masz inne pytanie? Napisz do nas — odpowie człowiek.
Zanim podejmiesz decyzję
Wypróbuj cały pakiet za darmo
Plan Odkrywanie to nie okrojona demonstracja: osiem hubów jest otwartych, dwóch użytkowników, tysiąc kontaktów, sto kredytów gratis. Bez karty kredytowej i bez daty końca. Zbudujesz swój pierwszy przypadek i ocenisz na faktach.
Załóż darmowe kontoBez karty, bez automatycznych telefonów od handlowców, bez funkcji, które zamykają się po czternastu dniach.
Porównania
Przychodzisz skądinąd? Migracja przebiega łagodnie
Kontakty, firmy, szanse sprzedaży, zadania, segmenty i szablony e-maili trafiają tu z Brevo, HubSpot lub z eksportu. Zachowujesz stare narzędzie tak długo, jak trzeba: nic nie zmusza do przełączenia się od razu i nic nie jest u ciebie usuwane.
Porównaj ze swoim obecnym narzędziemGotowi, by połączyć wszystkie narzędzia w jedno?
Załóżcie darmowe konto w dwie minuty: CRM, telefonia, marketing, rezerwacje i obsługa klienta — w jednym miejscu, a do tego sztuczna inteligencja.
Bez karty kredytowej