Cas d'usage · Immobilier
Trois gestionnaires, 220 appels par jour, et aucune trace de ce qui a été dit
Un syndic gère 90 copropriétés et 5 400 lots. Les copropriétaires appellent pour une fuite, une charge incomprise, une demande de travaux, ou pour savoir où en est l'assemblée générale. Trois gestionnaires décrochent, notent sur un carnet, et rappellent quand ils peuvent.
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Le point de départ
Le gestionnaire ne gère pas des immeubles, il gère des interruptions
Deux cent vingt appels par jour pour cinq personnes, c'est un appel toutes les deux minutes. Entre deux, il faudrait préparer une assemblée générale, relancer un artisan et vérifier un devis. Ce n'est pas un problème d'organisation : c'est un problème de canal.
- 220 appels/jour, dont beaucoup pour un simple point d'avancement
- Aucune trace écrite de ce qui a été promis au téléphone
- Suivi des travaux dans autant de tableurs que d'immeubles
- Le copropriétaire n'a aucun moyen de savoir sans appeler
Ce qu'on met en place
Donner un autre canal avant d'espérer moins d'appels
- 01
Le portefeuille modélisé
Copropriété, bâtiment, lot, copropriétaire, contrat de syndic : cinq objets reliés. L'appel entrant est reconnu et rattaché à la bonne copropriété avant même que le gestionnaire décroche.
- 02
L'appel produit une demande, pas une note
Ce qui a été dit, ce qui a été promis, pour quand : consigné dans la demande, visible du collègue. La promesse cesse de dépendre du carnet de celui qui a décroché.
- 03
Les travaux se suivent d'un bout à l'autre
Signalement, devis, vote, commande, intervention, réception. Chaque étape a sa date et son responsable, par copropriété. Le tableur par immeuble disparaît.
- 04
L'espace copropriétaire évite l'appel
État des demandes en cours, dates d'assemblée, documents. Ce n'est pas un gadget : c'est le seul moyen de faire baisser un volume d'appels dont la moitié demande simplement « où ça en est ».
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- ≈ 220 → 120
- appels par jour visés
- 90
- copropriétés suivies sans tableur
- 100 %
- des promesses téléphoniques écrites
- 1
- espace où le copropriétaire regarde d'abord
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Questions fréquentes
Remplacez-vous notre logiciel de syndic ?
Non. La comptabilité de copropriété, les appels de fonds et les répartitions de charges restent dans votre logiciel métier. Nous prenons la relation et le suivi des demandes, et les deux se synchronisent par l'API.
L'appel entrant est-il vraiment reconnu ?
Si le numéro est connu, la fiche du copropriétaire et sa copropriété s'affichent avant le décroché. Sinon, le gestionnaire recherche en deux caractères pendant l'appel.
L'espace copropriétaire demande-t-il un compte ?
Une identification par e-mail suffit pour l'ouvrir. Vous décidez ce qui y est visible, demande par demande et document par document.
220 appels par jour sur trois gestionnaires, qu'est-ce qui change ?
L'agent vocal absorbe les demandes d'information — état d'une intervention, coordonnées d'un prestataire, date d'assemblée — et ne transfère que ce qui demande le gestionnaire. Le standard décroche toujours, même quand les trois sont en ligne.
Comment relie-t-on un appel au bon immeuble ?
Le numéro appelant identifie le copropriétaire, donc son lot et sa copropriété. Sur 5 400 lots, c'est ce qui évite les trois minutes passées à comprendre de quel immeuble on parle avant même d'écouter la demande.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
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