Praktijkcase · Lokaal bestuur
Vier medewerkers voor 34 gemeenten, en negen procedures nog op papier
Een landelijk intergemeentelijk samenwerkingsverband behandelt stedenbouwkundige vergunningen, subsidieaanvragen van verenigingen, inschrijvingen voor de buitenschoolse opvang en aanvragen voor sorteerbakken. Negen procedures, 6.200 dossiers per jaar, en een dienst van vier personen die de helft van haar tijd besteedt aan het opvragen van ontbrekende stukken.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De tijd gaat niet op aan de behandeling, maar aan het opvragen
Een stedenbouwkundig dossier komt negen keer op tien onvolledig binnen. De medewerker stelt dat vast bij het openen, schrijft een brief, wacht, vraagt opnieuw, ontvangt een stuk, vraagt er nog een. De behandeling zelf duurt een uur; het heen-en-weer duurt zes weken.
- ≈ 55% van de tijd van de medewerkers gaat op aan het opvragen van stukken
- Geen zicht voor de burger op zijn dossier: hij belt
- Papieren formulieren worden met de hand overgetikt
- De 34 gemeenten hebben geen toegang tot de dossiers van hun grondgebied
Wat we opzetten
Het onvolledige dossier verhinderen in plaats van erachteraan te bellen
- 01
Eén pagina per procedure, met haar formulier
Elke procedure heeft haar publieke pagina, in klare taal geschreven, met de lijst van stukken en het indieningsformulier. Gepubliceerd onder het domein van het samenwerkingsverband, zonder tussenkomst van de webleverancier.
- 02
Het formulier weigert het onvolledige dossier
Verplichte stukken zijn verplicht: zonder die stukken vertrekt de indiening niet. Dat is de verandering die telt, want ze schakelt de oorzaak uit in plaats van het middel te versnellen.
- 03
De automatisering neemt de resterende herinneringen over
Als een stuk toch nog ontbreekt, herinnert het scenario op dag 7 en dag 21, verwittigt het de medewerker op dag 30, en sluit het dossier zonder gevolg bij het verstrijken van de wettelijke termijn — met bericht aan de burger.
- 04
Elke gemeente ziet haar grondgebied
De burgemeester van een aangesloten gemeente raadpleegt de dossiers van zijn gemeente, zonder die van de 33 andere te zien. De behandelende dienst ziet het geheel.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ 55% → 15%
- van de tijd van de medewerkers besteed aan opvragen
- 0
- dossiers ingediend zonder de verplichte stukken
- −4 weken
- op de behandeltermijn, bij gelijke bezetting
- 34
- gemeenten met toegang tot hun eigen dossiers
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Webpagina's
Publiceer campagnepagina's en aanvraagpagina's vanuit je CRM, zonder ontwikkelaar.
OntdekkenWebformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenAutomatiseringsscenario's
Eén trigger, voorwaarden, acties — op alle hubs tegelijk.
OntdekkenAangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenTickets & SLA
Opgevolgde aanvragen, gehaalde termijnen, zichtbare vertragingen.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Worden burgers zonder internet uitgesloten?
Nee. Het loket en de telefoon blijven bestaan: de medewerker voert het dossier in voor de burger, in hetzelfde formulier. Het onlinekanaal komt bij de andere, het vervangt ze niet — en net dat maakt tijd vrij om de anderen te ontvangen.
Kunnen we onze software voor stedenbouwkundige dossiers koppelen?
Ja. Indiening en opvolging gebeuren hier, de wettelijke behandeling blijft in de vakapplicatie, gevoed via de API of via een automatiseringsscenario.
Hoeveel tijd kost het om een procedure online te zetten?
Een halve dag voor de eerste, een uur voor de volgende: de pagina, het formulier en het herinneringsscenario worden gedupliceerd.
Kunnen vier personen echt 34 gemeenten aan?
Dat is precies de inzet: de aanvragen komen gekwalificeerd binnen en zijn geordend per gemeente en per type, de ontvangstbevestigingen en de vragen om stukken vertrekken vanzelf, en de behandelende dienst doet nog alleen de behandeling. Het volume verandert niet, het sorteerwerk verdwijnt.
Hebben de aangesloten gemeenten hun eigen overzicht?
Ja: elke gemeente vindt haar aanvragen, haar termijnen en haar statistieken terug, zonder die van de andere te zien. Het samenwerkingsverband behoudt het geconsolideerde overzicht om de werklast te sturen.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart