Caso de uso · Autarquia
Quatro funcionários para 34 municípios, e nove procedimentos ainda em papel
Uma comunidade intermunicipal rural instrui as autorizações de urbanismo, os pedidos de subsídio às associações, as inscrições no serviço de atividades extraescolares e os pedidos de contentores de reciclagem. Nove procedimentos, 6 200 processos por ano, e um serviço de quatro pessoas que passa metade do tempo a pedir documentos em falta.
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O ponto de partida
O tempo não se vai na instrução, vai-se nos pedidos de documentos
Um processo de urbanismo chega incompleto nove vezes em dez. O funcionário constata-o ao abri-lo, escreve uma carta, espera, insiste, recebe um documento, pede outro. A instrução propriamente dita demora uma hora; o vaivém demora seis semanas.
- ≈ 55 % do tempo dos funcionários passado a pedir documentos
- Nenhuma visibilidade do cidadão sobre o seu processo: ele liga
- Os formulários em papel são reintroduzidos à mão
- Os 34 municípios não têm acesso aos processos do seu território
O que se implementa
Impedir o processo incompleto em vez de andar atrás dele
- 01
Uma página por procedimento, com o seu formulário
Cada procedimento tem a sua página pública, escrita em linguagem clara, com a lista dos documentos e o formulário de submissão. Publicada sob o domínio da comunidade intermunicipal, sem passar pelo prestador do site.
- 02
O formulário recusa o incompleto
Os documentos obrigatórios são obrigatórios: a submissão não avança sem eles. É esta a mudança que conta, porque elimina a causa em vez de acelerar o remédio.
- 03
A automação assume os pedidos restantes
Quando, apesar de tudo, falta um documento, o cenário insiste ao 7.º e ao 21.º dia, avisa o funcionário ao 30.º dia e encerra o processo sem seguimento no prazo regulamentar — informando o cidadão.
- 04
Cada município vê o seu território
O presidente de câmara de um município membro consulta os processos do seu município, sem ver os dos outros 33. O serviço de instrução vê o conjunto.
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- ≈ 55 % → 15 %
- do tempo dos funcionários passado a pedir documentos
- 0
- processos submetidos sem os documentos obrigatórios
- −4 semanas
- no prazo de instrução, com o mesmo efetivo
- 34
- municípios com acesso aos seus próprios processos
Para ir mais longe
Os blocos mobilizados
Páginas web
Publique páginas de campanha e páginas de procedimento a partir do seu CRM, sem programador.
DescobrirFormulários web
Formulários no seu site que alimentam diretamente o CRM.
DescobrirCenários de automação
Um acionador, condições, ações — em todos os hubs ao mesmo tempo.
DescobrirObjetos personalizados
As suas aplicações de negócio, sem desenvolvimento: imóveis, processos, contratos, com segmentos e automações.
DescobrirTickets e SLA
Pedidos acompanhados, prazos cumpridos, atrasos visíveis.
DescobrirFAQ
Perguntas frequentes
Os cidadãos sem internet ficam excluídos?
Não. O balcão e o telefone continuam: o funcionário introduz o processo em nome do cidadão, no mesmo formulário. O canal online acrescenta-se aos outros, não os substitui — e é ele que liberta tempo para receber os restantes.
É possível ligar o nosso software de instrução de urbanismo?
Sim. A submissão e o acompanhamento fazem-se aqui, a instrução regulamentar continua no software de negócio, alimentado pela API ou por um cenário de automação.
Quanto tempo demora colocar um procedimento online?
Meio dia para o primeiro, uma hora para os seguintes: a página, o formulário e o cenário de follow-up duplicam-se.
Quatro pessoas conseguem mesmo absorver 34 municípios?
É precisamente essa a questão: os pedidos chegam qualificados e arrumados por município e por tipo, os avisos de receção e os pedidos de documentos saem sozinhos, e o serviço de instrução passa a tratar apenas da instrução. O volume não muda, o trabalho de triagem desaparece.
Os municípios membros têm a sua própria vista?
Sim: cada município encontra os seus pedidos, os seus prazos e as suas estatísticas, sem ver os dos outros. A comunidade intermunicipal mantém a vista consolidada para gerir a carga.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
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