Cas d'usage · Services
Un contrat se perd le jour où personne n'a appelé avant l'échéance
Un cabinet de courtage gère 4 200 contrats pour des professionnels et des particuliers. Chaque contrat a une date d'échéance, et chaque échéance est une occasion de le renouveler — ou de le perdre. Le tableur des échéances existe ; il est ouvert quand quelqu'un y pense.
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Le point de départ
Le portefeuille ne se perd pas d'un coup, il fuit
Neuf pour cent par an, c'est presque quatre cents contrats. Aucun ne part sur un incident : ils partent parce que personne n'a appelé six semaines avant l'échéance, qu'un concurrent l'a fait, et que le client n'avait aucune raison de refuser.
- Échéances suivies dans un tableur ouvert par intermittence
- Aucune trace des échanges téléphoniques dans le dossier
- Consentements de démarchage non documentés par canal
- Documents envoyés par mail, signés par courrier, classés au hasard
Ce qu'on met en place
L'échéance devient un déclencheur, pas un rappel dans un agenda
- 01
Le contrat modélisé comme il est vécu
Compagnie, produit, prime, date d'effet, date d'échéance, préavis. C'est un objet métier, pas une note dans une fiche : la date d'échéance peut donc déclencher quelque chose.
- 02
La séquence de renouvellement part seule
À J-75, une tâche pour le gestionnaire. À J-60, un e-mail au client. À J-45, un appel programmé. À J-30, une alerte si rien n'a bougé. Le préavis cesse d'être une date qu'on découvre trop tard.
- 03
L'appel laisse une trace
Chaque échange téléphonique est rattaché au contrat, avec son résumé. Le collègue qui reprend le dossier sait ce qui a été dit, y compris six mois plus tard.
- 04
Le consentement est documenté
Par canal — e-mail, SMS, téléphone — avec sa source et sa date. Sur un métier où le démarchage est encadré, pouvoir montrer d'où vient un consentement n'est pas un confort.
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- 9 % → ≈ 5 %
- de résiliations visées
- J-75
- première action avant chaque échéance
- 4 200
- contrats suivis sans tableur
- 100 %
- des consentements datés et sourcés
Pour aller plus loin
Les briques mobilisées
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Questions fréquentes
Remplacez-vous notre logiciel de gestion de contrats ?
Non. Il garde la gestion, les commissions et les flux avec les compagnies. Nous prenons la relation : échéances, relances, échanges, documents. Les deux se synchronisent par l'API.
Comment gérez-vous les obligations de traçabilité du conseil ?
Les échanges, les documents envoyés et les consentements sont horodatés et conservés dans le dossier. Nous fournissons la matière ; la conformité de votre devoir de conseil reste votre responsabilité et celle de votre logiciel métier.
Les appels sont-ils enregistrés ?
L'enregistrement et la transcription sont activables, avec information de l'appelant et durée de conservation paramétrable. Ils peuvent être limités au résumé, sans conservation de l'audio.
Comment ne plus rater un renouvellement ?
L'échéance est une propriété du contrat, et le scénario se déclenche dessus : préavis, prise de contact, proposition, relance. Sur 4 200 contrats, les 9 % de résiliations subies venaient d'échéances que personne ne regardait au bon moment.
Peut-on distinguer les contrats par compagnie et par branche ?
Oui, avec les objets personnalisés : chaque contrat porte sa compagnie, sa branche, sa prime, son échéance et son historique. Les segments et les relances se construisent sur ces propriétés.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
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