Anwendungsfall · Gebietskörperschaft
Vier Mitarbeitende für 34 Gemeinden, und neun Leistungen noch auf Papier
Ein ländlicher Gemeindeverband bearbeitet Baugenehmigungen, Zuschussanträge von Vereinen, Anmeldungen zur Betreuung außerhalb der Schulzeit und Anträge auf Mülltonnen. Neun Leistungen, 6.200 Vorgänge pro Jahr und ein Team von vier Personen, das die Hälfte seiner Zeit damit verbringt, fehlende Unterlagen anzumahnen.
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Die Ausgangslage
Die Zeit geht nicht in die Bearbeitung, sie geht in die Nachfassaktionen
Ein Bauantrag kommt in neun von zehn Fällen unvollständig an. Der Sachbearbeiter stellt das beim Öffnen fest, schreibt einen Brief, wartet, fasst nach, erhält eine Unterlage, fordert die nächste an. Die Bearbeitung selbst dauert eine Stunde; das Hin und Her dauert sechs Wochen.
- ≈ 55 % der Arbeitszeit gehen in das Anmahnen von Unterlagen
- Der Bürger hat keine Sicht auf seinen Vorgang: Er ruft an
- Papierformulare werden von Hand erneut erfasst
- Die 34 Gemeinden haben keinen Zugriff auf die Vorgänge ihres Gebiets
Was eingerichtet wird
Den unvollständigen Antrag verhindern statt ihn anzumahnen
- 01
Eine Seite je Leistung, mit ihrem Formular
Jede Leistung hat ihre öffentliche Seite, in klarer Sprache geschrieben, mit der Liste der Unterlagen und dem Einreichungsformular. Veröffentlicht unter der Domain des Gemeindeverbands, ohne Umweg über den Dienstleister der Website.
- 02
Das Formular nimmt Unvollständiges nicht an
Pflichtunterlagen sind Pflicht: Ohne sie geht die Einreichung nicht raus. Das ist die Änderung, auf die es ankommt, denn sie beseitigt die Ursache statt das Heilmittel zu beschleunigen.
- 03
Die Automatisierung übernimmt die verbleibenden Nachfassaktionen
Wenn trotzdem eine Unterlage aussteht, erinnert das Szenario nach 7 und nach 21 Tagen, informiert den Sachbearbeiter nach 30 Tagen und schließt den Vorgang nach Ablauf der gesetzlichen Frist ohne Weiterbearbeitung — unter Information des Bürgers.
- 04
Jede Gemeinde sieht ihr Gebiet
Der Bürgermeister einer Mitgliedsgemeinde sieht die Vorgänge seiner Gemeinde, ohne die der 33 anderen zu sehen. Die Sachbearbeitung sieht alles.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- ≈ 55 % → 15 %
- der Arbeitszeit für Nachfassaktionen
- 0
- Vorgänge ohne ihre Pflichtunterlagen eingereicht
- −4 Wochen
- bei der Bearbeitungsdauer, bei gleichem Personalbestand
- 34
- Gemeinden mit Zugriff auf ihre eigenen Vorgänge
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Häufig gestellte Fragen
Werden Bürger ohne Internet ausgeschlossen?
Nein. Schalter und Telefon bleiben bestehen: Der Mitarbeitende erfasst den Vorgang für den Bürger, im selben Formular. Der Online-Kanal kommt zu den anderen hinzu, er ersetzt sie nicht — und er ist es, der Zeit freimacht, um die anderen zu empfangen.
Lässt sich unsere Fachanwendung für Baurecht anbinden?
Ja. Einreichung und Nachverfolgung laufen hier, die rechtliche Bearbeitung bleibt in der Fachanwendung, versorgt über die API oder über ein Automatisierungsszenario.
Wie lange dauert es, eine Leistung online zu bringen?
Ein halber Tag für die erste, eine Stunde für die folgenden: Seite, Formular und Erinnerungsszenario lassen sich duplizieren.
Können vier Personen wirklich 34 Gemeinden bewältigen?
Genau darum geht es: Die Anträge kommen qualifiziert und nach Gemeinde und Art sortiert an, Eingangsbestätigungen und Unterlagenanforderungen gehen von allein raus, und die Sachbearbeitung bearbeitet nur noch die Sache selbst. Das Volumen ändert sich nicht, die Sortierarbeit verschwindet.
Haben die Mitgliedsgemeinden ihre eigene Ansicht?
Ja: Jede Gemeinde findet ihre Anträge, ihre Fristen und ihre Statistiken wieder, ohne die der anderen zu sehen. Der Gemeindeverband behält die konsolidierte Sicht, um die Auslastung zu steuern.
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