Caso d'uso · Sanità
Una domanda di ammissione dorme tre settimane in una casella e-mail
Sei strutture, 480 residenti, circa 140 domande di ammissione al mese distribuite tra le direzioni, più le chiamate quotidiane delle famiglie. Il tema non è la cura — ne è fuori — ma occupa l'accoglienza dalla mattina alla sera.
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Il punto di partenza
Le famiglie non chiamano per disturbare, chiamano perché non sanno
Una famiglia deposita una domanda di ammissione, poi non ha più notizie. Richiama dopo dieci giorni, poi ogni cinque giorni. L'accoglienza risponde ciò che può, cioè spesso «mi informo e le faccio sapere». Nel frattempo, la stessa famiglia deposita una domanda in altre tre strutture.
- Domande di ammissione sparse tra sei caselle e-mail
- Nessuna lista d'attesa consolidata a livello di gruppo
- Famiglie senza notizie, quindi famiglie che richiamano
- Visite alle strutture fissate per telefono, una per una
Ciò che si mette in campo
Trattare l'ammissione come una pratica, non come un messaggio
- 01
Un modulo di ammissione per struttura
Pubblicato sul sito del gruppo, crea la pratica con i documenti attesi. La pratica incompleta viene segnalata al deposito, non tre settimane dopo.
- 02
La visita si prenota online
Slot reali per struttura, con promemoria SMS il giorno prima. I venti minuti quotidiani passati a fissare visite al telefono spariscono.
- 03
La lista d'attesa diventa visibile
Ogni struttura vede la propria, la direzione del gruppo vede tutte e sei. Un posto che si libera può essere proposto a una famiglia in attesa altrove — cosa impossibile con sei caselle e-mail.
- 04
La famiglia viene tenuta informata
Conferma di ricezione, pratica completa, passaggio in commissione, decisione. Quattro messaggi che fanno sparire dieci chiamate.
Ciò che si sposta
Ciò a cui punta il dispositivo
- 6 → 1
- lista d'attesa consolidata per il gruppo
- ≈ 10
- chiamate di sollecito evitate per pratica
- 0
- visite fissate al telefono
- 0
- dati sanitari nello strumento
Per approfondire
I mattoni impiegati
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Domande frequenti
Trattate dati sanitari?
No, e il dispositivo è progettato per non averne bisogno: identità, recapiti, stato di avanzamento della pratica. La cartella clinica e il progetto di cura restano nel vostro software gestionale, unico host autorizzato.
La domanda di ammissione nazionale può essere recuperata?
Le richieste provenienti da un portale nazionale si collegano alla pratica tramite e-mail in ingresso o tramite l'API. Il portale resta il punto di deposito previsto dalla normativa.
Le famiglie hanno un accesso online?
Si può aprire un'area di monitoraggio che mostra ciò che decidete: stato della pratica, passo successivo, documenti da fornire. È ciò che fa scendere di più le chiamate.
Cosa fa esattamente l'agente vocale per le famiglie?
Risponde alle domande ricorrenti — orari di visita, documenti di una domanda di ammissione, persona da contattare — a partire dalla base di conoscenza della struttura, e trasferisce non appena si tratta del residente stesso. È l'accoglienza a recuperare le proprie giornate.
Si possono distinguere le sei strutture?
Sì: ogni struttura ha il suo numero, i suoi orari, la sua base di conoscenza e le sue statistiche. Il gruppo mantiene la vista consolidata, e una famiglia che chiama una struttura non viene mai indirizzata verso un'altra.
Un'altra domanda? Scrivici — ti risponde una persona.
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