Anwendungsfall · Gesundheit
Eine Aufnahmeanfrage schläft drei Wochen in einem Postfach
Sechs Einrichtungen, 480 Bewohner, rund 140 Aufnahmeanfragen pro Monat, verteilt auf die Leitungen, dazu die täglichen Anrufe der Angehörigen. Das Thema ist nicht die Pflege — es liegt daneben — aber es beschäftigt den Empfang von morgens bis abends.
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Die Ausgangslage
Angehörige rufen nicht an, um zu stören, sie rufen an, weil sie nichts wissen
Eine Familie reicht eine Aufnahmeanfrage ein und hört dann nichts mehr. Sie ruft nach zehn Tagen an, danach alle fünf Tage. Der Empfang antwortet, was er kann, also oft „ich erkundige mich“. In der Zwischenzeit reicht dieselbe Familie eine Anfrage in drei anderen Einrichtungen ein.
- Aufnahmeanfragen verstreut über sechs Postfächer
- Keine konsolidierte Warteliste auf Ebene der Gruppe
- Angehörige ohne Nachricht, also Angehörige, die anrufen
- Besichtigungen telefonisch vereinbart, eine nach der anderen
Was eingerichtet wird
Die Aufnahme als Vorgang behandeln, nicht als Nachricht
- 01
Ein Aufnahmeformular je Einrichtung
Auf der Website der Gruppe veröffentlicht, legt es den Vorgang mit den erwarteten Unterlagen an. Ein unvollständiger Vorgang wird bei der Einreichung gemeldet, nicht drei Wochen später.
- 02
Die Besichtigung wird online gebucht
Echte Zeitfenster je Einrichtung, mit SMS-Erinnerung am Vortag. Die zwanzig Minuten, die täglich für telefonische Terminabsprachen draufgehen, verschwinden.
- 03
Die Warteliste wird sichtbar
Jede Einrichtung sieht ihre eigene, die Gruppenleitung sieht alle sechs. Ein frei werdender Platz kann einer Familie angeboten werden, die anderswo wartet — was mit sechs Postfächern unmöglich war.
- 04
Die Familie bleibt auf dem Laufenden
Eingangsbestätigung, Vollständigkeit des Vorgangs, Befassung der Kommission, Entscheidung. Vier Nachrichten, die zehn Anrufe verschwinden lassen.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- 6 → 1
- konsolidierte Warteliste für die Gruppe
- ≈ 10
- vermiedene Nachfrage-Anrufe je Vorgang
- 0
- telefonisch vereinbarte Besichtigungen
- 0
- Gesundheitsdaten im Werkzeug
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Häufig gestellte Fragen
Verarbeiten Sie Gesundheitsdaten?
Nein, und das Konzept ist so angelegt, dass es sie nicht braucht: Identität, Kontaktdaten, Bearbeitungsstand des Vorgangs. Die Patientenakte und der Pflegeplan bleiben in Ihrer Fachanwendung, dem einzigen zugelassenen Hoster.
Lässt sich die nationale Aufnahmeakte übernehmen?
Anfragen aus einem nationalen Portal werden per eingehender E-Mail oder über die API mit dem Vorgang verknüpft. Das Portal bleibt der rechtlich vorgesehene Einreichungsort.
Haben die Angehörigen einen Online-Zugang?
Ein Bereich zur Nachverfolgung kann geöffnet werden, der zeigt, was Sie festlegen: Stand des Vorgangs, nächster Schritt, einzureichende Unterlagen. Das senkt die Anrufe am stärksten.
Was genau macht der Sprachassistent für die Angehörigen?
Er beantwortet die wiederkehrenden Fragen — Besuchszeiten, Unterlagen für eine Aufnahmeanfrage, Ansprechperson — aus der Wissensdatenbank der Einrichtung, und er übergibt, sobald es um den Bewohner selbst geht. Der Empfang gewinnt seine Tage zurück.
Lassen sich die sechs Einrichtungen unterscheiden?
Ja: Jede Einrichtung hat ihre Nummer, ihre Öffnungszeiten, ihre Wissensdatenbank und ihre Statistiken. Die Gruppe behält die konsolidierte Sicht, und eine Familie, die eine Einrichtung anruft, wird nie zu einer anderen geleitet.
Noch eine Frage? Schreiben Sie uns — ein Mensch antwortet Ihnen.
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