Caso d'uso · Immobiliare
Tre gestori, 220 chiamate al giorno e nessuna traccia di ciò che è stato detto
Un amministratore gestisce 90 condomini e 5.400 unità immobiliari. I condomini chiamano per una perdita d'acqua, una spesa non compresa, una richiesta di lavori, o per sapere a che punto è l'assemblea. Tre gestori rispondono, annotano su un quaderno e richiamano quando possono.
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Il punto di partenza
Il gestore non gestisce stabili, gestisce interruzioni
Duecentoventi chiamate al giorno per cinque persone significa una chiamata ogni due minuti. Tra una e l'altra bisognerebbe preparare un'assemblea, sollecitare un artigiano e verificare un preventivo. Non è un problema di organizzazione: è un problema di canale.
- 220 chiamate/giorno, molte delle quali per un semplice aggiornamento
- Nessuna traccia scritta di ciò che è stato promesso al telefono
- Monitoraggio dei lavori in tanti fogli di calcolo quanti sono gli stabili
- Il condomino non ha alcun modo di sapere senza chiamare
Ciò che si mette in campo
Dare un altro canale prima di sperare in meno chiamate
- 01
Il portafoglio modellato
Condominio, edificio, unità immobiliare, condomino, contratto di amministrazione: cinque oggetti collegati. La chiamata in ingresso viene riconosciuta e collegata al condominio giusto ancor prima che il gestore risponda.
- 02
La chiamata produce una richiesta, non una nota
Ciò che è stato detto, ciò che è stato promesso, per quando: registrato nella richiesta, visibile al collega. La promessa smette di dipendere dal quaderno di chi ha risposto.
- 03
I lavori si seguono dall'inizio alla fine
Segnalazione, preventivo, delibera, ordine, intervento, collaudo. Ogni passaggio ha la sua data e il suo responsabile, per condominio. Il foglio di calcolo per stabile sparisce.
- 04
L'area condomino evita la chiamata
Stato delle richieste in corso, date delle assemblee, documenti. Non è un gadget: è l'unico modo per far scendere un volume di chiamate di cui la metà chiede semplicemente «a che punto siamo».
Ciò che si sposta
Ciò a cui punta il dispositivo
- ≈ 220 → 120
- chiamate al giorno come obiettivo
- 90
- condomini seguiti senza foglio di calcolo
- 100%
- delle promesse telefoniche messe per iscritto
- 1
- area in cui il condomino guarda per primo
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Domande frequenti
Sostituite il nostro software di amministrazione condominiale?
No. La contabilità condominiale, le richieste di fondi e la ripartizione delle spese restano nel vostro software gestionale. Noi prendiamo la relazione e il monitoraggio delle richieste, e i due si sincronizzano tramite l'API.
La chiamata in ingresso viene davvero riconosciuta?
Se il numero è noto, la scheda del condomino e il suo condominio compaiono prima della risposta. Altrimenti, il gestore cerca con due caratteri durante la chiamata.
L'area condomino richiede un account?
Un'identificazione via e-mail basta per aprirla. Decidete voi cosa è visibile, richiesta per richiesta e documento per documento.
220 chiamate al giorno su tre gestori, cosa cambia?
L'agente vocale assorbe le richieste di informazione — stato di un intervento, recapiti di un fornitore, data di assemblea — e trasferisce solo ciò che richiede il gestore. Il centralino risponde sempre, anche quando tutti e tre sono occupati.
Come si collega una chiamata allo stabile giusto?
Il numero chiamante identifica il condomino, quindi la sua unità immobiliare e il suo condominio. Su 5.400 unità, è questo a evitare i tre minuti passati a capire di quale stabile si parla prima ancora di ascoltare la richiesta.
Un'altra domanda? Scrivici — ti risponde una persona.
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