Anwendungsfall · Immobilien
Drei Verwalter, 220 Anrufe pro Tag und keine Spur dessen, was gesagt wurde
Eine Hausverwaltung betreut 90 Eigentümergemeinschaften und 5.400 Einheiten. Die Eigentümer rufen wegen eines Wasserschadens an, wegen einer unverständlichen Abrechnung, wegen eines Instandsetzungswunschs oder um zu erfahren, wie es um die Eigentümerversammlung steht. Drei Verwalter nehmen ab, notieren in einem Heft und rufen zurück, wenn sie können.
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Die Ausgangslage
Der Verwalter verwaltet keine Gebäude, er verwaltet Unterbrechungen
Zweihundertzwanzig Anrufe pro Tag für fünf Personen sind ein Anruf alle zwei Minuten. Dazwischen müsste man eine Eigentümerversammlung vorbereiten, bei einem Handwerker nachfassen und ein Angebot prüfen. Das ist kein Organisationsproblem: Es ist ein Kanalproblem.
- 220 Anrufe/Tag, viele davon nur für einen kurzen Zwischenstand
- Keine schriftliche Spur dessen, was am Telefon zugesagt wurde
- Verfolgung der Baumaßnahmen in so vielen Tabellen, wie es Gebäude gibt
- Der Eigentümer hat keine Möglichkeit, etwas zu erfahren, ohne anzurufen
Was eingerichtet wird
Einen anderen Kanal geben, bevor man auf weniger Anrufe hofft
- 01
Der Bestand abgebildet
Eigentümergemeinschaft, Gebäude, Einheit, Eigentümer, Verwaltervertrag: fünf verknüpfte Objekte. Der eingehende Anruf wird erkannt und der richtigen Eigentümergemeinschaft zugeordnet, noch bevor der Verwalter abnimmt.
- 02
Der Anruf erzeugt einen Vorgang, keine Notiz
Was gesagt wurde, was zugesagt wurde, bis wann: im Vorgang festgehalten, für die Kollegen sichtbar. Die Zusage hängt nicht mehr vom Heft dessen ab, der abgenommen hat.
- 03
Baumaßnahmen werden von Anfang bis Ende verfolgt
Meldung, Angebot, Beschluss, Beauftragung, Ausführung, Abnahme. Jeder Schritt hat sein Datum und seinen Verantwortlichen, je Eigentümergemeinschaft. Die Tabelle je Gebäude verschwindet.
- 04
Der Eigentümerbereich erspart den Anruf
Stand der laufenden Anliegen, Termine der Versammlungen, Dokumente. Das ist keine Spielerei: Es ist der einzige Weg, ein Anrufvolumen zu senken, bei dem die Hälfte schlicht fragt „wie weit ist es?“.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- ≈ 220 → 120
- angestrebte Anrufe pro Tag
- 90
- Eigentümergemeinschaften ohne Tabelle betreut
- 100 %
- der telefonischen Zusagen schriftlich festgehalten
- 1
- Bereich, in dem der Eigentümer zuerst nachschaut
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Häufig gestellte Fragen
Ersetzen Sie unsere Verwaltersoftware?
Nein. Die Buchhaltung der Eigentümergemeinschaft, die Hausgeldanforderungen und die Kostenverteilung bleiben in Ihrer Fachanwendung. Wir übernehmen die Beziehung und die Verfolgung der Anliegen, und beide synchronisieren sich über die API.
Wird der eingehende Anruf wirklich erkannt?
Ist die Nummer bekannt, erscheinen der Datensatz des Eigentümers und seine Eigentümergemeinschaft, bevor abgenommen wird. Andernfalls sucht der Verwalter während des Gesprächs mit zwei Zeichen.
Braucht der Eigentümerbereich ein Konto?
Eine Identifizierung per E-Mail genügt, um ihn zu öffnen. Sie entscheiden, was dort sichtbar ist, Vorgang für Vorgang und Dokument für Dokument.
220 Anrufe pro Tag auf drei Verwalter — was ändert sich?
Der Sprachassistent fängt die Informationsanfragen ab — Stand einer Maßnahme, Kontaktdaten eines Dienstleisters, Termin der Versammlung — und übergibt nur, was den Verwalter braucht. Die Telefonzentrale nimmt immer ab, auch wenn alle drei im Gespräch sind.
Wie wird ein Anruf dem richtigen Gebäude zugeordnet?
Die anrufende Nummer identifiziert den Eigentümer, damit seine Einheit und seine Eigentümergemeinschaft. Bei 5.400 Einheiten erspart das die drei Minuten, die es braucht, um überhaupt zu verstehen, von welchem Gebäude die Rede ist, bevor man dem Anliegen zuhört.
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