Caso de uso · Inmobiliario
Tres gestores, 220 llamadas al día y ningún rastro de lo que se dijo
Un administrador gestiona 90 comunidades de propietarios y 5.400 unidades. Los propietarios llaman por una fuga, un gasto que no entienden, una petición de obras, o para saber cómo va la junta de propietarios. Tres gestores descuelgan, anotan en un cuaderno y devuelven la llamada cuando pueden.
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El punto de partida
El gestor no gestiona edificios, gestiona interrupciones
Doscientas veinte llamadas al día para cinco personas es una llamada cada dos minutos. Entre dos llamadas habría que preparar una junta de propietarios, insistir a un gremio y revisar un presupuesto. No es un problema de organización: es un problema de canal.
- 220 llamadas/día, muchas de ellas por un simple punto de situación
- Ningún rastro escrito de lo prometido por teléfono
- Seguimiento de las obras en tantas hojas de cálculo como edificios
- El propietario no tiene manera de saberlo sin llamar
Lo que se implanta
Dar otro canal antes de esperar menos llamadas
- 01
La cartera modelada
Comunidad de propietarios, edificio, unidad, propietario, contrato de administración: cinco objetos vinculados. La llamada entrante se reconoce y se vincula a la comunidad correcta incluso antes de que el gestor descuelgue.
- 02
La llamada produce una solicitud, no una nota
Lo que se dijo, lo que se prometió y para cuándo: consignado en la solicitud, visible para el compañero. La promesa deja de depender del cuaderno de quien descolgó.
- 03
Las obras se siguen de principio a fin
Aviso, presupuesto, votación, encargo, intervención, recepción. Cada etapa tiene su fecha y su responsable, por comunidad. La hoja de cálculo por edificio desaparece.
- 04
El espacio del propietario evita la llamada
Estado de las solicitudes en curso, fechas de junta, documentos. No es un adorno: es la única manera de hacer bajar un volumen de llamadas del que la mitad pregunta simplemente «cómo va esto».
Lo que eso mueve
Lo que persigue el dispositivo
- ≈ 220 → 120
- llamadas al día perseguidas
- 90
- comunidades de propietarios seguidas sin hoja de cálculo
- 100 %
- de las promesas telefónicas por escrito
- 1
- espacio donde el propietario mira primero
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Preguntas frecuentes
¿Sustituís nuestro programa de administración de fincas?
No. La contabilidad de la comunidad, las derramas y el reparto de gastos se quedan en tu programa de gestión. Nosotros nos ocupamos de la relación y del seguimiento de las solicitudes, y ambos se sincronizan mediante la API.
¿Se reconoce realmente la llamada entrante?
Si el número es conocido, la ficha del propietario y su comunidad aparecen antes de descolgar. Si no, el gestor busca con dos caracteres durante la llamada.
¿Requiere cuenta el espacio del propietario?
Basta una identificación por correo para abrirlo. Tú decides lo que se ve en él, solicitud por solicitud y documento por documento.
220 llamadas al día sobre tres gestores, ¿qué cambia?
El agente de voz absorbe las peticiones de información —estado de una intervención, datos de contacto de un proveedor, fecha de la junta— y solo transfiere lo que requiere al gestor. La centralita descuelga siempre, incluso cuando los tres están al teléfono.
¿Cómo se vincula una llamada al edificio correcto?
El número que llama identifica al propietario, y por tanto su unidad y su comunidad. Sobre 5.400 unidades, eso es lo que evita los tres minutos que se pasan entendiendo de qué edificio se habla antes incluso de escuchar la solicitud.
¿Otra pregunta? Escríbenos — te responde una persona.
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