Caso de uso · Imobiliário
Três gestores, 220 chamadas por dia, e nenhum registo do que foi dito
Uma administração gere 90 condomínios e 5 400 frações. Os condóminos telefonam por uma fuga de água, uma despesa que não perceberam, um pedido de obras, ou para saber em que ponto está a assembleia geral. Três gestores atendem, anotam num caderno e ligam de volta quando podem.
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O ponto de partida
O gestor não gere edifícios, gere interrupções
Duzentas e vinte chamadas por dia para cinco pessoas é uma chamada de dois em dois minutos. Entre duas, seria preciso preparar uma assembleia geral, insistir com um empreiteiro e verificar um orçamento. Não é um problema de organização: é um problema de canal.
- 220 chamadas/dia, muitas delas para um simples ponto de situação
- Nenhum registo escrito do que foi prometido ao telefone
- Acompanhamento das obras em tantas folhas de cálculo quantos os edifícios
- O condómino não tem forma de saber sem telefonar
O que se implementa
Dar outro canal antes de esperar menos chamadas
- 01
A carteira modelada
Condomínio, edifício, fração, condómino, contrato de administração: cinco objetos ligados. A chamada recebida é reconhecida e associada ao condomínio certo ainda antes de o gestor atender.
- 02
A chamada produz um pedido, não uma nota
O que foi dito, o que foi prometido, para quando: registado no pedido, visível para o colega. A promessa deixa de depender do caderno de quem atendeu.
- 03
As obras acompanham-se de ponta a ponta
Participação, orçamento, votação, encomenda, intervenção, receção. Cada etapa tem a sua data e o seu responsável, por condomínio. A folha de cálculo por edifício desaparece.
- 04
A área do condómino evita a chamada
Estado dos pedidos em curso, datas das assembleias, documentos. Não é um acessório: é a única forma de fazer baixar um volume de chamadas em que metade pergunta simplesmente «em que ponto está».
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- ≈ 220 → 120
- chamadas por dia pretendidas
- 90
- condomínios acompanhados sem folha de cálculo
- 100 %
- das promessas telefónicas por escrito
- 1
- área onde o condómino consulta primeiro
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Perguntas frequentes
Substituem o nosso software de administração de condomínios?
Não. A contabilidade do condomínio, os avisos de quotas e a repartição de despesas continuam no vosso software de negócio. Nós assumimos a relação e o acompanhamento dos pedidos, e os dois sincronizam-se pela API.
A chamada recebida é mesmo reconhecida?
Se o número for conhecido, a ficha do condómino e o seu condomínio aparecem antes de atender. Caso contrário, o gestor procura com dois caracteres durante a chamada.
A área do condómino exige uma conta?
Basta uma identificação por e-mail para a abrir. Vocês decidem o que aí fica visível, pedido a pedido e documento a documento.
220 chamadas por dia para três gestores, o que muda?
O agente de voz absorve os pedidos de informação — estado de uma intervenção, contactos de um prestador, data da assembleia — e só transfere o que exige o gestor. A central telefónica atende sempre, mesmo quando os três estão ao telefone.
Como se liga uma chamada ao edifício certo?
O número de quem liga identifica o condómino, logo a sua fração e o seu condomínio. Em 5 400 frações, é isso que evita os três minutos passados a perceber de que edifício se fala antes sequer de ouvir o pedido.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
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