Praktijkcase · Vastgoed
Drie beheerders, 220 oproepen per dag, en geen enkel spoor van wat er gezegd is
Een vve-beheerder beheert 90 verenigingen van mede-eigenaars en 5.400 eenheden. De mede-eigenaars bellen voor een lek, een onbegrepen afrekening, een aanvraag voor werken, of om te weten hoever het staat met de algemene vergadering. Drie beheerders nemen op, noteren in een boekje, en bellen terug wanneer ze kunnen.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De beheerder beheert geen gebouwen, hij beheert onderbrekingen
Tweehonderdtwintig oproepen per dag voor vijf personen, dat is één oproep om de twee minuten. Daartussen zou hij een algemene vergadering moeten voorbereiden, een vakman opnieuw moeten contacteren en een offerte moeten nakijken. Het is geen organisatieprobleem: het is een kanaalprobleem.
- 220 oproepen/dag, waarvan veel voor een eenvoudige stand van zaken
- Geen enkel schriftelijk spoor van wat er aan de telefoon beloofd is
- Opvolging van de werken in evenveel rekenbladen als er gebouwen zijn
- De mede-eigenaar heeft geen enkele manier om iets te weten zonder te bellen
Wat we opzetten
Een ander kanaal geven voordat je op minder oproepen hoopt
- 01
De portefeuille gemodelleerd
Vereniging, gebouw, eenheid, mede-eigenaar, beheercontract: vijf gekoppelde objecten. De binnenkomende oproep wordt herkend en aan de juiste vereniging gekoppeld nog voordat de beheerder opneemt.
- 02
De oproep levert een aanvraag op, geen notitie
Wat er gezegd is, wat er beloofd is, tegen wanneer: vastgelegd in de aanvraag, zichtbaar voor de collega. De belofte hangt niet langer af van het boekje van wie opnam.
- 03
De werken worden van begin tot eind opgevolgd
Melding, offerte, stemming, bestelling, uitvoering, oplevering. Elke stap heeft haar datum en haar verantwoordelijke, per vereniging. Het rekenblad per gebouw verdwijnt.
- 04
De ruimte voor mede-eigenaars vermijdt de oproep
Stand van de lopende aanvragen, data van de vergaderingen, documenten. Het is geen gadget: het is de enige manier om een oproepvolume te doen dalen waarvan de helft gewoon vraagt 'hoever staat het'.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ 220 → 120
- beoogde oproepen per dag
- 90
- verenigingen opgevolgd zonder rekenblad
- 100%
- van de telefonische beloftes op schrift
- 1
- ruimte waar de mede-eigenaar eerst kijkt
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Aangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenVirtuele telefooncentrale
De complete centrale voor kmo's: onthaal, routering, wachtrijen en statistieken.
OntdekkenTickets & SLA
Opgevolgde aanvragen, gehaalde termijnen, zichtbare vertragingen.
OntdekkenWebpagina's
Publiceer campagnepagina's en aanvraagpagina's vanuit je CRM, zonder ontwikkelaar.
OntdekkenTelefonie geïntegreerd in het CRM
Oproepen en klantfiches in hetzelfde product — geen integratie, een vanzelfsprekendheid.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Vervangen jullie onze vve-software?
Nee. De boekhouding van de mede-eigendom, de kapitaalopvragingen en de verdeling van de lasten blijven in jouw vakapplicatie. Wij nemen de relatie en de opvolging van de aanvragen, en beide synchroniseren via de API.
Wordt de binnenkomende oproep echt herkend?
Als het nummer bekend is, verschijnen de fiche van de mede-eigenaar en zijn vereniging nog vóór het opnemen. Zo niet zoekt de beheerder tijdens het gesprek met twee tekens.
Vraagt de ruimte voor mede-eigenaars een account?
Een identificatie per e-mail volstaat om ze te openen. Jij beslist wat er zichtbaar is, aanvraag per aanvraag en document per document.
220 oproepen per dag voor drie beheerders, wat verandert er?
De spraakagent vangt de informatievragen op — stand van een tussenkomst, contactgegevens van een aannemer, datum van een vergadering — en verbindt alleen door wat de beheerder vraagt. De telefooncentrale neemt altijd op, ook als alle drie in gesprek zijn.
Hoe koppel je een oproep aan het juiste gebouw?
Het oproepnummer identificeert de mede-eigenaar, en dus zijn eenheid en zijn vereniging. Op 5.400 eenheden is dat wat de drie minuten vermijdt die opgingen aan begrijpen over welk gebouw het gaat, nog voor je de vraag beluistert.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart