Praktijkcase · Klantenservice
Aanwerven voor zes weken, opleiden in twee, en elk jaar opnieuw beginnen
Een handelszaak realiseert 42% van haar omzet tussen half november en Kerstmis. De klantenservice gaat van 900 naar 3.800 gesprekken per maand. Elk jaar dezelfde oplossing: vier uitzendkrachten aangeworven in oktober, opgeleid in twee weken, vertrokken in januari — en het jaar nadien begint alles opnieuw.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
Uitzendarbeid kost twee keer: het loon, en de opleiding die weer mee vertrekt
Een uitzendkracht die in oktober aangeworven wordt, is nuttig vanaf half november, dat wil zeggen net op het moment dat de piek begint. Hij leert de producten, de termijnen en de retourvoorwaarden tijdens de twee drukste weken — en daarna vertrekt hij, en die kennis vertrekt met hem. Het jaar nadien begin je opnieuw.
- 4× het gebruikelijke volume over zes weken
- Opleiding tijdens de piek gegeven, en dus slecht gegeven
- De verworven kennis vertrekt weer in januari
- De vragen tijdens de piek zijn elk jaar dezelfde: termijn, retour, beschikbaarheid
Wat we opzetten
De kennis kapitaliseren in plaats van ze opnieuw aan te werven
- 01
De kennisbank houdt bij wat de uitzendkracht meenam
De vragen tijdens de piek zijn bekend: leveringstermijnen vóór Kerstmis, ruilvoorwaarden na de feestdagen, beschikbaarheid per referentie. Eén keer geschreven, dienen ze elk seizoen — en de AI-agent bedient ze onmiddellijk, zonder opleiding.
- 02
De proactieve agent ontmijnt vóór de vraag
Op de pagina voor de opvolging van een bestelling verschijnt een bericht: 'bestellingen geplaatst vóór de 19e komen vóór Kerstmis aan'. Een vermeden vraag kost minder dan een goed behandelde vraag.
- 03
De vaste medewerkers houden wat telt
Klachten, verloren pakketten, ontevreden klanten: wat oordeel vraagt, blijft menselijk, en de vier vaste medewerkers hebben eindelijk de tijd om het te behandelen in plaats van voor de honderdste keer 'je pakket vertrekt morgen' te antwoorden.
- 04
Na het seizoen valt er niets af te breken
De aanpak wordt niet gedimensioneerd: ze vangt op. In februari beantwoordt de agent de gebruikelijke 900 gesprekken met dezelfde kennisbank — en die is rijker dan in oktober.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 4×
- volume opgevangen zonder aanwervingen
- 4 → 0
- uitzendkrachten op te leiden per seizoen
- 1
- kennisbank die jaar na jaar aangroeit
- 0
- kennis die in januari weer vertrekt
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
AI-chatbot
De conversatie-agent die 24/7 antwoordt op je website.
OntdekkenKennisbank
De kennis van het bedrijf, ten dienste van chatbot en teams.
OntdekkenGezamenlijke inbox
Al je kanalen in één teaminbox, gekoppeld aan het CRM.
OntdekkenTickets & SLA
Opgevolgde aanvragen, gehaalde termijnen, zichtbare vertragingen.
OntdekkenWebpagina's
Publiceer campagnepagina's en aanvraagpagina's vanuit je CRM, zonder ontwikkelaar.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Kost de AI meer tijdens de piek?
Ze wordt in credits gefactureerd, naar gebruik: ja, ze kost meer tijdens zes weken en bijna niets in februari. Dat is precies het gedrag dat je van een seizoenskost wil — en het omgekeerde van een jaarforfait dat op de piek gedimensioneerd is.
Zijn er toch menselijke versterkingen nodig?
Vaak één of twee, geen vier. Wat verandert, is de aard van het werk: zij behandelen klachten, geen vragen over termijnen. De nuttige opleiding is korter, en wat zij leren verrijkt de kennisbank.
Hoeveel tijd om een seizoen voor te bereiden?
Het belangrijkste is de kennisbank, en die schrijf je op basis van wat jouw team nu al antwoordt. Reken op enkele dagen het eerste jaar, enkele uren de jaren nadien.
Moet het account vóór het seizoen opnieuw gedimensioneerd worden?
Je verhoogt de capaciteit naar de hogere schijf zolang de piek duurt en je gaat daarna weer omlaag. De AI-credits volgen het gebruik zonder jaarverbintenis: dat is precies wat een forfaitmodel dat op de piek gedimensioneerd is, niet kan.
Hoe bereid je de piek voor zonder te vroeg aan te werven?
De kennisbank en de scenario's worden buiten het seizoen opgebouwd, wanneer het team tijd heeft. Tijdens de piek draait wat geschreven is: de menselijke versterking komt op de gevallen die het verdienen, niet op de repetitieve vragen.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart