Praktijkcase · Lokaal bestuur
In september krijgt de studentenadministratie in twee weken de vragen van een heel jaar
22.000 studenten, zeven faculteiten, en een start van het academiejaar waarin inschrijvingen, beurzen, kaarten en lesroosters tegelijk binnenkomen. De studentenadministratie ontvangt 9.000 e-mails in twee weken, met bovenaan 'hoever staat mijn inschrijving'.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De vraag is eenvoudig, het is het volume dat overloopt
Negen vragen op tien hebben ergens een geschreven antwoord — op het intranet, in een pdf, in een mail van vorig jaar. Ze komen binnen in zeven mailboxen, zonder prioriteit, en de student van wie het dossier echt geblokkeerd is, wacht achter wie een lesrooster vraagt.
- 9.000 e-mails in twee weken, in zeven mailboxen
- Negen vragen op tien hebben al een gepubliceerd antwoord
- Geen enkele prioriteit tussen een lesrooster en een geblokkeerd dossier
- De afspraak bij de studentenadministratie maak je door aan te schuiven
Wat we opzetten
De piek opvangen zonder voor twee weken aan te werven
- 01
Het helpcentrum wordt de referentie
De antwoorden van elke faculteit worden één keer geschreven, in een gepubliceerde kennisbank. De student vindt ze, en de AI-agent leest hetzelfde.
- 02
De AI-agent neemt de eerste lijn
Op de website en het intranet beantwoordt hij de vragen van het academiejaarbegin op elk uur, en maakt hij een ticket voor de mens aan wanneer het geval individueel is — met het studentennummer en de context.
- 03
De aanvragen worden tickets
Elke aanvraag is een ticket, geordend per faculteit en per type, met een prioriteit: een geblokkeerd dossier gaat vóór een lesrooster. De termijnen zijn zichtbaar.
- 04
De afspraak bij de studentenadministratie maak je online
Per reden en per faculteit, met sms-herinnering. De wachtrij voor het bureau wordt een lijst met tijdsloten.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ 60%
- van de vragen bij het academiejaarbegin opgelost zonder medewerker
- < 48 u
- beoogde termijn voor een geblokkeerd dossier, ook in september
- 7 → 1
- inboxen
- 0
- fysieke wachtrij voor een afspraak
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
AI-chatbot
De conversatie-agent die 24/7 antwoordt op je website.
OntdekkenTickets & SLA
Opgevolgde aanvragen, gehaalde termijnen, zichtbare vertragingen.
OntdekkenKennisbank
De kennis van het bedrijf, ten dienste van chatbot en teams.
OntdekkenBoekingspagina
Jouw beschikbaarheden online boekbaar, in je eigen huisstijl, op je eigen domein.
OntdekkenSms-campagnes
Het kanaal dat binnen 3 minuten gelezen wordt — eigen afzendernaam en ontvangstbevestigingen inbegrepen.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Kan de AI-agent het dossier van de student inkijken?
Standaard niet: hij antwoordt vanuit de gepubliceerde inhoud. Het individuele geval wordt een ticket dat door een medewerker behandeld wordt, die het dossier in het administratiesysteem raadpleegt.
Kan elke faculteit haar eigen antwoorden hebben?
Ja. De kennisbank wordt per faculteit gestructureerd, en de AI-agent antwoordt volgens die van de student wanneer hij ze kent.
Zijn de tickets gekoppeld aan het informatiesysteem van de universiteit?
Via de API en het studentennummer. Het ticket draagt de identificatie, de medewerker opent het dossier met één klik.
En de AVG voor studenten die soms minderjarig zijn?
Gegevens gehost in de Europese Unie, toegang per dienst, bewaartermijn vastgelegd door de instelling. De chat vraagt niets meer dan wat nodig is om te antwoorden.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart