Praktijkcase · Lokaal bestuur
Op de dag van een onderbreking krijgt de telefooncentrale 600 oproepen voor hetzelfde antwoord
Het waterbedrijf levert water aan 38.000 abonnees. Elke geplande tussenkomst genereert oproepen, elke factuur vragen, elke onbetaalde factuur een brief. Het onthaal telt vier personen, en op de dag van een onderbreking beantwoorden ze allemaal dezelfde vraag.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De informatie bestaat, ze komt alleen niet vóór het telefoontje aan
De tussenkomsten worden dagen vooraf gepland, maar de abonnee verneemt het wanneer de kraan niet meer loopt. Voor onbetaalde facturen vertrekken herinneringen per brief, zonder onderscheid tussen vergetelheid en moeilijkheden. En het onthaal heeft de factuur waarover de abonnee spreekt niet voor ogen.
- 600 oproepen op de dag van een onderbreking, allemaal voor dezelfde informatie
- De herinneringen voor onbetaalde facturen vertrekken in één golf, per brief
- De onthaalmedewerker zoekt de factuur in een andere software
- Geen enkele contacthistoriek op de abonneefiche
Wat we opzetten
Vooraf verwittigen, tijdens antwoorden, achteraf herinneren
- 01
De tussenkomst verwittigt de betrokken abonnees
Een geplande tussenkomst zet de dag ervoor een sms naar de abonnees van de zone in gang, en een tweede bij het herstel van de dienst. Het bericht is klaar, alleen de straat verandert.
- 02
De telefooncentrale weet wat er gebeurt
Tijdens een onderbreking kondigt de onthaalboodschap de zone en het verwachte uur van herstel aan vóór er ook maar iemand in wacht gezet wordt. De oproepen die overblijven, zijn die welke echt een medewerker nodig hebben.
- 03
De onbetaalde factuur wordt zachtjes opgevolgd
Sms na 15 dagen, e-mail na 30, telefoontje na 45: de herinnering is gradueel, vastgelegd op de fiche, en stopt zodra de betaling binnenkomt of er een afbetalingsplan afgesproken is.
- 04
De abonneefiche brengt alles samen
Facturen, meterstanden, getranscribeerde oproepen, tussenkomsten, afbetalingsplannen: de medewerker die opneemt, ziet alles, en de abonnee hoeft niets te herhalen.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ −70%
- oproepen op de dag van een aangekondigde tussenkomst
- ≈ 6% → 3%
- onbetaalde facturen na 60 dagen
- 0
- keer overtikken tussen facturatie en onthaal
- 1
- bericht te schrijven per tussenkomst
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Virtuele telefooncentrale
De complete centrale voor kmo's: onthaal, routering, wachtrijen en statistieken.
OntdekkenSms-campagnes
Het kanaal dat binnen 3 minuten gelezen wordt — eigen afzendernaam en ontvangstbevestigingen inbegrepen.
OntdekkenFacturatiesoftware
Conforme facturen, verzonden, opgevolgd en betaald.
OntdekkenAutomatiseringsscenario's
Eén trigger, voorwaarden, acties — op alle hubs tegelijk.
Ontdekken360°-klantoverzicht
De hele klantrelatie op één fiche: activiteiten, deals, gesprekken.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Behoudt het waterbedrijf zijn facturatiesoftware?
Ja. De facturen en de meterstanden worden geïmporteerd of gesynchroniseerd om op de abonneefiche te verschijnen; de facturatie blijft waar ze is.
Hoe richt je je op de abonnees van één straat?
Per segment: het adres, de sector of de ronde zijn eigenschappen van de fiche. Het segment 'straat X' maak je één keer aan en hergebruik je.
Wordt een abonnee in moeilijkheden behandeld als een vergetelheid?
Nee. Zodra er een afbetalingsplan of een doorverwijzing naar de sociale dienst op de fiche staat, stopt de automatische herinnering.
Is sms toegelaten voor dit soort informatie?
Dienstinformatie die aan het contract gekoppeld is, valt niet onder prospectie. De marketingtoestemming wordt apart opgevolgd, voor de facultatieve communicatie.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart