Praktijkcase · Wonen
Tussen de huurder, de conciërge en de aannemer verdampt de vraag
Een sociale huisvestingsmaatschappij beheert 12.000 woningen en ontvangt ongeveer 2.500 technische klachten per jaar — lekkage, verwarming, lift, gemeenschappelijke delen. Ze passeren langs de conciërge, een mail, soms een telefoontje. De huurder belt opnieuw omdat hij niets verneemt, en vaak omdat er inderdaad niets te vernemen valt.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
Niemand liegt, iedereen verliest de draad
De conciërge noteert de lekkage in zijn boekje, belt de aannemer, die drie weken later langskomt. Ondertussen heeft de huurder twee keer gebeld, is er een brief vertrokken, en ontdekt de juridische dienst de zaak wanneer ze een geschil geworden is. Elke schakel heeft zijn werk gedaan; de ketting zelf bestaat nergens.
- Geen enkel overzicht van de voorraad lopende klachten
- De huurder belt opnieuw bij gebrek aan informatie, wat het onthaal nog verder belast
- Onmogelijk te zeggen welke aannemer zijn termijnen haalt
- Terugkerende klachten over eenzelfde gebouw blijven onzichtbaar
Wat we opzetten
De klacht wordt een object, geen gesprek
- 01
Een object 'klacht' gekoppeld aan de woning
Aard, residentie, woning, huurder, aannemer, contractuele termijn. De woning is zelf een bedrijfsobject: je ziet in één oogopslag de historiek van een appartement en die van een gebouw.
- 02
De conciërge voert in vanaf zijn telefoon
Een kort formulier, met foto, dat de klacht ter plaatse aanmaakt. Dat is de enige manier om echte invoer te krijgen: als het langer duurt dan het boekje, gebruikt niemand het.
- 03
De aannemer wordt door het scenario ingeschakeld
Naargelang de aard en de residentie ontvangt de juiste aannemer de vraag, met de bijlagen. Zonder antwoord op dag 2 herinnert de automatisering; zonder tussenkomst op dag 7 escaleert ze naar de sectorverantwoordelijke.
- 04
De huurder wordt op de hoogte gehouden
Ontvangstbevestiging, datum van de tussenkomst, bevestiging van de afsluiting — per sms. Het telefonisch aandringen verdwijnt omdat de oorzaak ervan verdwijnt.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 100%
- van de klachten met een gemeten termijn
- D+2
- automatische herinnering aan de aannemer
- −1 oproep
- om aan te dringen per klacht, gemiddeld
- 22
- aannemers vergelijkbaar op hun reële termijnen
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Aangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenWebformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenTickets & SLA
Opgevolgde aanvragen, gehaalde termijnen, zichtbare vertragingen.
OntdekkenSms-campagnes
Het kanaal dat binnen 3 minuten gelezen wordt — eigen afzendernaam en ontvangstbevestigingen inbegrepen.
Ontdekken360°-klantoverzicht
De hele klantrelatie op één fiche: activiteiten, deals, gesprekken.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Moet de aannemer toegang hebben tot de tool?
Nee, niet noodzakelijk. Hij ontvangt de vraag per e-mail met een antwoordlink, en zijn antwoord komt in de klacht terecht. Volledige toegang blijft mogelijk voor aannemers met een groot volume.
Hoe koppel je een klacht aan de juiste woning?
Het patrimonium is gemodelleerd in bedrijfsobjecten: residentie, gebouw, woning, huurder. De conciërge kiest de woning uit een lijst, de koppeling is gelegd. Dat is wat de analyse per gebouw mogelijk maakt.
Kunnen we onze software voor huurbeheer koppelen?
Ja, via de API of via een automatiseringsscenario: het patrimonium en de huurders worden gesynchroniseerd vanuit de beheersoftware, die de bron van waarheid blijft.
Wat ziet de huurder?
Wat de verhuurder beslist hem te tonen: minstens de ontvangstbevestiging, de datum van de tussenkomst en de afsluiting. Een online opvolgingsruimte kan geopend worden als de verhuurder dat wenst.
Hoe meet je de verbetering?
Termijn tot eerste antwoord, termijn tot afsluiting, naleving van de afspraken en de wachtrij van achterstallige klachten, per residentie en per aannemer. Het zijn die cijfers die het jaarverslag aan de bestuursorganen voeden — ze worden niet langer met de hand gereconstrueerd.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart