Praktijkcase · Opleiding
Een sessie die voor 68% gevuld is, kost evenveel als een volle sessie
Een instelling voor beroepsopleiding ontvangt ongeveer 1.800 cursisten per jaar over 62 sessies. De opleider wordt betaald, de zaal wordt gehuurd, de maaltijd wordt besteld — of de sessie nu vol zit of voor twee derde. Elke lege plaats is een puur verlies.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
Tussen de informatieaanvraag en de inschrijving: zes weken stilte
De kandidaat vraagt het programma op, ontvangt het, en moet vervolgens zijn werkgever overtuigen, een financieringsdossier opbouwen en twee dagen in zijn planning vinden. Ondertussen belt niemand hem terug — niet uit nalatigheid, maar omdat de lijst met aanvragen leeft in een rekenblad dat niemand op vrijdag opent.
- 68% gemiddelde bezetting, oftewel ≈ 570 lege plaatsen per jaar
- Informatieaanvragen zonder enige opvolging na het versturen van het programma
- Afzeggingen op het laatste moment die nooit opnieuw toegewezen worden
- Uitnodigingen en herinneringen met de hand verstuurd, sessie per sessie
Wat we opzetten
De bezetting wordt beslist in die zes weken stilte
- 01
De sessie is een object, met haar capaciteit
Data, locatie, opleider, capaciteit, ingeschrevenen. De online inschrijving stopt vanzelf bij de capaciteit en schakelt over naar de wachtlijst. Geen overboeking meer die je de dag ervoor vaststelt.
- 02
De informatieaanvraag zet een reeks in gang
Het programma dezelfde dag, dan op dag 4 de financieringsmogelijkheden, op dag 12 een uitnodiging om met de opleider te spreken, op dag 25 een laatste opvolging vóór de afsluiting. Daar wordt de bezetting gewonnen.
- 03
De afzegging komt iemand ten goede
Een annulering biedt de plaats automatisch aan de kandidaten op de wachtlijst voor dezelfde sessie aan. Wie het eerst antwoordt, krijgt ze.
- 04
De uitnodigingen vertrekken vanzelf
Uitnodiging bij de inschrijving, herinnering op D-7 en D-1, tevredenheidsonderzoek op dag 2, informatie over de volgende sessies op dag 90. Geen enkele wordt met de hand verstuurd.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 68% → ≈ 82%
- beoogde bezetting
- ≈ 250
- plaatsen gerecupereerd per jaar
- 0
- met de hand verstuurde uitnodigingen
- 4
- opvolgingen per kandidaat, zonder eraan te denken
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Webpagina's
Publiceer campagnepagina's en aanvraagpagina's vanuit je CRM, zonder ontwikkelaar.
OntdekkenWebformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenAangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenE-mailcampagnes
Nieuwsbrieven en campagnes met blokken, gericht op je CRM-segmenten.
OntdekkenAfspraakherinneringen
E-mail, sms en melding op de walletkaart — de no-shows smelten.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Beheren jullie de verplichtingen van de Qualiopi-certificering?
Wij leveren de traceerbaarheid van de relatie — aanvragen, opvolgingen, uitnodigingen, bevragingen — die verschillende indicatoren voedt. Wij vervangen geen certificerende software voor opleidingsbeheer, en we beweren dat ook niet.
Kunnen jullie de financieringsdossiers beheren?
De opvolging van het dossier wordt gemodelleerd als een bedrijfsobject, met zijn stappen en zijn stukken. De indiening bij de financierende instantie blijft op haar portaal.
Hebben onze freelance opleiders een account nodig?
Niet noodzakelijk. Ze ontvangen hun uitnodigingen en de lijst van de ingeschrevenen per e-mail. Er wordt een toegang voor hen geopend als ze aanwezigheden moeten invoeren.
Hoe ga je van 68% naar een betere bezetting?
De kandidaat die informatie gevraagd heeft, wordt automatisch opgevolgd, de sessie toont haar resterende plaatsen, en de herinnering vóór de start beperkt de afzeggingen op het laatste moment. Op 62 sessies verandert een paar ingeschrevenen meer per sessie het economische evenwicht.
Kunnen we sessies met vaste data beheren in plaats van tijdsloten?
Ja: het afspraaktype schakelt over naar sessiemodus, met zijn eigen locatie, capaciteit en uren. De inschrijvingen, de herinneringen en de aanwezigheidslijst zitten op dezelfde plek.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart