Praktijkcase · Recht
Het telefoontje van de cliënt komt altijd tijdens de zitting
Een kantoor met negen advocaten in ondernemingsrecht en sociaal recht ontvangt ongeveer 40 oproepen per dag. Twee assistentes nemen op. Drieënzestig procent van de oproepen komt binnen tussen 9 en 12 uur — dat wil zeggen tijdens de zittingen, net wanneer de betrokken advocaat onbereikbaar is en de assistente alleen kan noteren.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
Een kantoor verliest geen cliënten, het verliest uren
De assistente noteert 'de heer Durand heeft gebeld, terugbellen'. De advocaat komt om 12.30 uur van de zitting, belt terug, krijgt een voicemail, laat een bericht na. De cliënt belt de volgende ochtend terug, tijdens de volgende zitting. Drie telefoontjes en twee dagen om te zeggen 'de zitting is uitgesteld naar de 14e' — een gegeven dat al sinds de dag ervoor bekend was.
- Oproepen geconcentreerd op de uren van de zittingen
- De boodschap op een geeltje geschreven, zonder link met het dossier
- De cliënt belt opnieuw omdat hij geen andere manier heeft om het te weten
- Erelonen waarvoor herinnerd wordt wanneer iemand eraan denkt, dus laat
Wat we opzetten
Beantwoorden wat de advocaat niet nodig heeft
- 01
Het onthaal houdt stand tijdens de zitting
De telefooncentrale neemt op, herkent het nummer, toont het dossier. Buiten de uren waarop iemand kan opnemen, kwalificeert de spraakagent de vraag — nieuwe zaak, lopend dossier, facturatievraag — en maakt de taak aan in het juiste dossier. Wat hij niet kan behandelen, geeft hij door met de transcriptie.
- 02
Het dossier is een object, geen map
Aard, rechtbank, partijen, termijnen, overeengekomen ereloon, verrichtingen. Gemodelleerd met jouw velden. Dat is wat een termijn in staat stelt iets in gang te zetten in plaats van in een agenda genoteerd te staan.
- 03
De cliënt wordt geïnformeerd zonder te bellen
Uitstel van zitting, neerlegging van conclusies, ontvangen stuk: een kort, automatisch bericht bij elke stap die je beslist te delen. Dat is wat de telefoontjes doet dalen — geen instructie om niet meer op te nemen.
- 04
De erelonen worden vanzelf opgevolgd
Provisie niet betaald op dag 15, vervallen factuur op dag 8 en vervolgens dag 30: het scenario stuurt een herinnering, met de betaallink. De advocaat hoeft niet met zijn cliënt over geld te praten, iets wat niemand graag doet.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 0
- verloren oproepen tijdens een zitting
- 3 → 1
- contacten om een zittingsdatum door te geven
- 100%
- van de termijnen gekoppeld aan een dossier
- D+8
- eerste herinnering voor een ereloon, zonder eraan te denken
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Virtuele telefooncentrale
De complete centrale voor kmo's: onthaal, routering, wachtrijen en statistieken.
OntdekkenAI-receptionist
Een vocale agent die je oproepen 24/7 onthaalt, kwalificeert en doorverwijst.
OntdekkenAangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenAutomatiseringsscenario's
Eén trigger, voorwaarden, acties — op alle hubs tegelijk.
OntdekkenFacturatiesoftware
Conforme facturen, verzonden, opgevolgd en betaald.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Kan de spraakagent informatie horen die onder het beroepsgeheim valt?
Hij kwalificeert — nieuwe zaak, lopend dossier, facturatie — en stelt geen enkele inhoudelijke vraag. Transcriptie en opname zijn al dan niet te activeren, met een bewaartermijn die jij bepaalt. Je kunt hem ook beperken tot het noteren van de boodschap, zonder enige bewaring van audio.
Ziet elke advocaat alle dossiers?
Nee, tenzij je dat zo beslist. De toewijzing per dossier bepaalt de toegang, en de raadplegingen worden gelogd.
Vervangen jullie onze kantoorbeheersoftware?
Nee. De boekhouding, het beheer van derdengelden (CARPA), de redactie en de aktemodellen blijven bij jou. Wij nemen het onthaal, de cliëntrelatie en de herinneringen voor onze rekening, en beide praten met elkaar via de API.
Wat gebeurt er tijdens een zitting?
De spraakagent neemt op, identificeert de beller, beantwoordt de informatievragen en biedt aan om terug te bellen of een afspraak te maken. Op 40 oproepen per dag waarvan 63% tijdens een zitting binnenkwam, zijn dat evenveel dossiers die niet langer naar een confrater vertrekken.
Wat kost deze configuratie voor een kantoor met negen advocaten?
Het plan Professioneel start op € 90 per maand voor het account, en de capaciteit past zich per schijf aan voor de elf gebruikers. Telefonie start op € 50 per maand en de spraakagent is een optie van € 9.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart