Praktijkcase · Lokaal bestuur
Een ontbrekend stuk is een dossier dat onderaan de stapel opnieuw begint
De gemeentelijke sociale dienst behandelt 4.200 steunaanvragen per jaar: voedselhulp, energie, domiciliëring, budgetbegeleiding. Elk dossier passeert langs een afspraak, een lijst van stukken en een commissie. Eén dossier op drie wacht op een stuk, en de burger weet dat niet altijd.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De vertraging komt van het heen-en-weer, niet van de behandeling
Een volledig dossier behandelen duurt twintig minuten. Datzelfde dossier wacht gemiddeld drie weken tot er een stuk aankomt: de vraag wordt per brief gesteld, mondeling aan het loket, of genoteerd in een schrift. Niemand weet, op een bepaald moment, hoeveel dossiers geblokkeerd zijn, noch waarom.
- Eén dossier op drie passeert twee keer langs de commissie
- De herinneringen voor stukken zijn manueel en worden niet vastgelegd
- Dezelfde burger is onder drie verschillende spellingen bekend
- Geen zicht op de voorraad dossiers per stap
Wat we opzetten
Het dossier een vorm geven
- 01
Het steundossier wordt een object
Type steun, verwachte stukken, stap, geplande commissie: elke aanvraag is een dossier gekoppeld aan de fiche van de burger, met zijn contacthistoriek.
- 02
De stukken worden vanzelf opgevraagd
Als een stuk ontbreekt, vertrekt er een sms of een e-mail met de exacte lijst, die zich één keer herhaalt vóór de commissie. De herinnering wordt op het dossier vastgelegd.
- 03
De afspraak voor de behandeling is zelfstandig
Online, aan het loket of per telefoon vastgelegd, met sms-herinnering de dag ervoor: de burger komt, met zijn stukken, omdat hij weet welke.
- 04
De commissie leest de tool
De lijst van volledige dossiers voor de commissie wordt met één filter opgebouwd. Het verslag komt terug op elk dossier, en de burger wordt via het kanaal van zijn keuze over de beslissing geïnformeerd.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ 1 op 3 → 1 op 8
- onvolledige dossiers in de commissie
- −2 weken
- op de gemiddelde beslissingstermijn
- 100%
- van de herinneringen vastgelegd op het dossier
- 1
- fiche per burger, via welk loket ook
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Aangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenWebformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenBoekingspagina
Jouw beschikbaarheden online boekbaar, in je eigen huisstijl, op je eigen domein.
OntdekkenSms-campagnes
Het kanaal dat binnen 3 minuten gelezen wordt — eigen afzendernaam en ontvangstbevestigingen inbegrepen.
OntdekkenTickets & SLA
Opgevolgde aanvragen, gehaalde termijnen, zichtbare vertragingen.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Sociale gegevens zijn gevoelig: waar worden ze gehost?
In de Europese Unie, met toegangsrechten per dienst: een onthaalmedewerker ziet niet wat een maatschappelijk werker geschreven heeft. De toegangslogs worden bewaard.
Kunnen we papier behouden voor wie dat verkiest?
Ja. Het dossier bestaat in de tool, maar de burger kan zijn stukken aan het loket afgeven; de medewerker koppelt ze er in een minuut aan.
En voor burgers zonder telefoon?
De herinnering schakelt over naar een brief die vanuit de tool gegenereerd wordt, of naar een telefoontje van de medewerker. Het kanaal wordt op de fiche gekozen.
Kan de commissie in haar gebruikelijke tool blijven werken?
Ze kan met een export werken, maar de beslissing komt terug in het dossier zodat de burger geïnformeerd wordt en de historiek volledig is.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart