Caso de uso · Autarquia
Um documento em falta é um processo que volta para o fundo da pilha
O serviço de ação social municipal instrui 4 200 pedidos de apoio por ano: apoio alimentar, energia, domiciliação, acompanhamento orçamental. Cada processo passa por uma marcação, uma lista de documentos e uma comissão. Um processo em cada três espera por um documento, e o cidadão nem sempre o sabe.
Sem cartão de crédito
O ponto de partida
O prazo vem dos vaivéns, não da instrução
Instruir um processo completo demora vinte minutos. O mesmo processo espera, em média, três semanas que chegue um documento: o pedido é feito por carta, oralmente ao balcão, ou anotado num caderno. Ninguém sabe, num dado momento, quantos processos estão bloqueados nem porquê.
- Um processo em cada três passa duas vezes em comissão
- Os pedidos de documentos são manuais e não ficam registados
- O mesmo cidadão é conhecido com três grafias diferentes
- Nenhuma vista do stock de processos por etapa
O que se implementa
Dar uma forma ao processo
- 01
O processo de apoio passa a ser um objeto
Tipo de apoio, documentos esperados, etapa, comissão prevista: cada pedido é um processo associado à ficha do cidadão, com o seu histórico de contactos.
- 02
Os documentos pedem-se sozinhos
Quando falta um documento, sai um SMS ou um e-mail com a lista exata, e repete-se uma vez antes da comissão. O pedido fica registado no processo.
- 03
A marcação de instrução é autónoma
Feita online, ao balcão ou por telefone, com lembrete por SMS na véspera: o cidadão vem, com os seus documentos, porque sabe quais são.
- 04
A comissão lê a ferramenta
A lista dos processos completos para a comissão constrói-se com um filtro. A ata volta a cada processo, e o cidadão é informado da decisão pelo canal que escolheu.
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- ≈ 1 em cada 3 → 1 em cada 8
- processos incompletos em comissão
- −2 semanas
- no prazo médio de decisão
- 100 %
- dos pedidos registados no processo
- 1
- ficha por cidadão, seja qual for o balcão
Para ir mais longe
Os blocos mobilizados
Objetos personalizados
As suas aplicações de negócio, sem desenvolvimento: imóveis, processos, contratos, com segmentos e automações.
DescobrirFormulários web
Formulários no seu site que alimentam diretamente o CRM.
DescobrirPágina de marcação
As suas disponibilidades reserváveis online, com as suas cores, no seu domínio.
DescobrirCampanhas de SMS
O canal lido em 3 minutos — remetente personalizado e confirmações incluídas.
DescobrirTickets e SLA
Pedidos acompanhados, prazos cumpridos, atrasos visíveis.
DescobrirFAQ
Perguntas frequentes
Os dados sociais são sensíveis: onde estão alojados?
Na União Europeia, com direitos de acesso por serviço: um funcionário de atendimento não vê o que um técnico de ação social escreveu. Os registos de acesso são conservados.
É possível manter o papel para quem o prefere?
Sim. O processo existe na ferramenta, mas o cidadão pode entregar os seus documentos ao balcão; o funcionário associa-os num minuto.
E para os cidadãos sem telefone?
O pedido passa para a carta gerada a partir da ferramenta, ou para uma chamada do funcionário. O canal escolhe-se na ficha.
A comissão pode continuar na sua ferramenta habitual?
Pode trabalhar sobre uma exportação, mas a decisão regressa ao processo para que o cidadão seja informado e o histórico fique completo.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
Antes de decidir
Experimente a suite inteira, gratuitamente
O plano Descoberta não é uma demonstração limitada: os oito hubs estão abertos, dois utilizadores, mil contactos, cem créditos oferecidos. Sem cartão de crédito e sem data de fim. Modela o seu primeiro dossiê e julga com base em factos.
Criar uma conta gratuitaSem cartão, sem seguimento comercial automático, sem funcionalidades que se fecham ao fim de catorze dias.
Comparativos
Vem de outro lado? A migração é suave
Contactos, empresas, oportunidades, tarefas, segmentos e modelos de e-mail chegam a partir da Brevo, da HubSpot ou de uma exportação. Mantém a ferramenta antiga o tempo que for preciso: nada obriga a mudar de uma só vez, e nada é eliminado do seu lado.
Comparar com a sua ferramenta atualPronto para reunir todas as suas ferramentas numa só?
Crie a sua conta gratuita em dois minutos: CRM, telefonia, marketing, marcações e apoio ao cliente — tudo no mesmo sítio, com IA incluída.
Sem cartão de crédito