Anwendungsfall · Recht
Der Anruf des Mandanten kommt immer während der Verhandlung
Eine Kanzlei mit neun Anwälten für Wirtschafts- und Arbeitsrecht erhält rund 40 Anrufe pro Tag. Zwei Assistentinnen nehmen ab. Dreiundsechzig Prozent der Anrufe kommen zwischen 9 und 12 Uhr — also während der Verhandlungen, wenn der betreffende Anwalt genau dann nicht erreichbar ist und die Assistentin nur notieren kann.
Keine Kreditkarte erforderlich
Die Ausgangslage
Eine Kanzlei verliert keine Mandanten, sie verliert Stunden
Die Assistentin notiert „Herr Durand hat angerufen, zurückrufen“. Der Anwalt kommt um 12.30 Uhr aus der Verhandlung, ruft zurück, landet auf der Mailbox, hinterlässt eine Nachricht. Der Mandant ruft am nächsten Morgen zurück, während der nächsten Verhandlung. Drei Anrufe und zwei Tage, um zu sagen „die Verhandlung ist auf den 14. verschoben“ — eine Information, die seit dem Vortag bekannt ist.
- Anrufe geballt in den Verhandlungszeiten
- Die Nachricht auf einem Zettel notiert, ohne Bezug zur Akte
- Der Mandant ruft zurück, weil er keine andere Möglichkeit hat, etwas zu erfahren
- Honorare angemahnt, wenn jemand daran denkt, also spät
Was eingerichtet wird
Beantworten, was den Anwalt nicht braucht
- 01
Der Empfang hält während der Verhandlung stand
Die Telefonzentrale nimmt ab, erkennt die Nummer, zeigt die Akte an. Außerhalb der Zeiten, in denen jemand abnehmen kann, qualifiziert der Sprachassistent das Anliegen — neues Mandat, laufende Akte, Frage zur Rechnung — und legt die Aufgabe in der richtigen Akte an. Was er nicht bearbeiten kann, übergibt er mit dem Gesprächsprotokoll.
- 02
Die Akte ist ein Objekt, keine Mappe
Art, Gericht, Parteien, Fristen, vereinbarte Honorare, Tätigkeiten. Mit Ihren Feldern modelliert. Das ist es, was einer Frist erlaubt, etwas auszulösen, statt in einem Kalender zu stehen.
- 03
Der Mandant wird informiert, ohne anzurufen
Verschiebung der Verhandlung, Einreichung des Schriftsatzes, erhaltene Unterlage: eine kurze, automatische Nachricht bei jedem Schritt, den Sie teilen möchten. Das senkt die Anrufe — nicht eine Anweisung, nicht mehr abzunehmen.
- 04
Die Honorare mahnen sich selbst an
Nicht gezahlter Vorschuss nach 15 Tagen, fällige Rechnung nach 8 und dann 30 Tagen: Das Szenario mahnt an, mit dem Zahlungslink. Der Anwalt muss mit seinem Mandanten nicht über Geld sprechen, was ohnehin keiner gern tut.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- 0
- verlorene Anrufe während einer Verhandlung
- 3 → 1
- Kontakte, um einen Verhandlungstermin mitzuteilen
- 100 %
- der Fristen einer Akte zugeordnet
- T+8
- erste Honorarmahnung, ohne daran zu denken
Mehr entdecken
Die eingesetzten Bausteine
Virtuelle Telefonzentrale
Die komplette Zentrale für KMU: Empfang, Routing, Warteschlangen und Statistiken.
EntdeckenKI-Sprachempfang
Ein Sprachagent, der Ihre Anrufe rund um die Uhr empfängt, qualifiziert und weiterleitet.
EntdeckenBenutzerdefinierte Objekte
Ihre Fachanwendungen, ohne Entwicklung: Immobilien, Vorgänge, Verträge, mit Segmenten und Automatisierungen.
EntdeckenAutomatisierungsszenarien
Ein Auslöser, Bedingungen, Aktionen – über alle Hubs zugleich.
EntdeckenRechnungssoftware
Konforme Rechnungen, versendet, nachverfolgt und bezahlt.
EntdeckenFAQ
Häufig gestellte Fragen
Kann der Sprachassistent Informationen hören, die dem Berufsgeheimnis unterliegen?
Er qualifiziert — neues Mandat, laufende Akte, Rechnung — und stellt keine Frage zur Sache. Transkription und Aufzeichnung lassen sich aktivieren oder nicht, mit einer Aufbewahrungsdauer, die Sie festlegen. Sie können ihn auch auf die Nachrichtenaufnahme beschränken, ohne jede Aufbewahrung von Audio.
Sieht jeder Anwalt alle Akten?
Nein, sofern Sie es nicht so festlegen. Die Zuordnung je Akte bestimmt den Zugriff, und Zugriffe werden protokolliert.
Ersetzen Sie unsere Kanzleisoftware?
Nein. Buchhaltung, CARPA, Schriftsatzerstellung und Dokumentvorlagen bleiben bei Ihnen. Wir übernehmen Empfang, Mandantenbeziehung und Mahnungen, und beide sprechen über die API miteinander.
Was passiert während einer Verhandlung?
Der Sprachassistent nimmt ab, erkennt die anrufende Person, beantwortet Informationsfragen und bietet einen Rückruf oder einen Termin an. Bei 40 Anrufen pro Tag, von denen 63 % während einer Verhandlung eingingen, sind das ebenso viele Mandate, die nicht mehr zur Konkurrenz abwandern.
Was kostet diese Konfiguration für eine Kanzlei mit neun Anwälten?
Der Professional-Plan beginnt bei 90 € pro Monat für das Konto, und die Kapazität wird für die elf Benutzer stufenweise angepasst. Die Telefonie beginnt bei 50 € pro Monat und der Sprachagent ist eine Option für 9 €.
Noch eine Frage? Schreiben Sie uns — ein Mensch antwortet Ihnen.
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