Anwendungsfall · Wohnen
Zwischen Mieter, Hausmeister und Dienstleister verflüchtigt sich die Meldung
Ein Sozialvermieter verwaltet 12.000 Wohnungen und erhält rund 2.500 technische Mängelmeldungen pro Jahr — Wasserschaden, Heizung, Aufzug, Gemeinschaftsflächen. Sie laufen über den Hausmeister, eine E-Mail, manchmal einen Anruf. Der Mieter fragt nach, weil er nichts hört, und oft, weil es tatsächlich nichts zu hören gibt.
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Die Ausgangslage
Niemand lügt, alle verlieren den Faden
Der Hausmeister notiert den Wasserschaden in seinem Heft, ruft den Dienstleister an, der drei Wochen später kommt. Inzwischen hat der Mieter zweimal nachgefragt, ein Brief ist raus, und die Rechtsabteilung erfährt von der Sache, als sie zum Streitfall geworden ist. Jedes Glied hat seine Arbeit gemacht; die Kette selbst existiert nirgends.
- Keine Übersicht über den Bestand offener Meldungen
- Der Mieter fragt mangels Information nach, was den Empfang zusätzlich belastet
- Unmöglich zu sagen, welcher Dienstleister seine Fristen einhält
- Wiederkehrende Meldungen zu demselben Gebäude fallen nicht auf
Was eingerichtet wird
Die Meldung wird ein Objekt, kein Gespräch
- 01
Ein Objekt „Mängelmeldung“, verknüpft mit der Wohnung
Art, Wohnanlage, Wohnung, Mieter, Dienstleister, vertragliche Frist. Die Wohnung ist selbst ein Fachobjekt: Man sieht auf einen Blick die Historie einer Wohnung und die eines Gebäudes.
- 02
Der Hausmeister erfasst vom Telefon aus
Ein kurzes Formular mit Foto, das die Meldung vor Ort anlegt. Das ist der einzige Weg zu einer echten Erfassung: Wenn es länger dauert als das Heft, nutzt es niemand.
- 03
Der Dienstleister wird vom Szenario beauftragt
Je nach Art und Wohnanlage erhält der richtige Dienstleister den Auftrag, mit den Unterlagen. Ohne Antwort nach 2 Tagen erinnert die Automatisierung; ohne Einsatz nach 7 Tagen eskaliert sie an den Gebietsverantwortlichen.
- 04
Der Mieter bleibt auf dem Laufenden
Eingangsbestätigung, Einsatztermin, Abschlussbestätigung — per SMS. Die telefonische Nachfrage verschwindet, weil ihr Grund verschwindet.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- 100 %
- der Meldungen mit gemessener Frist
- T+2
- automatische Erinnerung an den Dienstleister
- −1 Anruf
- Nachfrage je Meldung, im Durchschnitt
- 22
- Dienstleister, vergleichbar anhand ihrer tatsächlichen Fristen
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Häufig gestellte Fragen
Muss der Dienstleister einen Zugang zum Werkzeug haben?
Nein, nicht zwingend. Er erhält den Auftrag per E-Mail mit einem Antwortlink, und seine Antwort läuft in die Meldung zurück. Ein vollständiger Zugang bleibt für Dienstleister mit hohem Volumen möglich.
Wie wird eine Meldung mit der richtigen Wohnung verknüpft?
Der Bestand ist in Fachobjekten abgebildet: Wohnanlage, Gebäude, Wohnung, Mieter. Der Hausmeister wählt die Wohnung aus einer Liste, die Verknüpfung ist erledigt. Das ist es, was die Auswertung je Gebäude möglich macht.
Lässt sich unsere Software für die Mietverwaltung anbinden?
Ja, über die API oder über ein Automatisierungsszenario: Bestand und Mieter werden aus der Verwaltungssoftware synchronisiert, die die Quelle der Wahrheit bleibt.
Was sieht der Mieter?
Das, was der Vermieter ihm zeigen möchte: mindestens die Eingangsbestätigung, den Einsatztermin und den Abschluss. Ein Online-Bereich zur Nachverfolgung kann geöffnet werden, wenn der Vermieter das wünscht.
Wie wird die Verbesserung gemessen?
Zeit bis zur ersten Antwort, Zeit bis zum Abschluss, Einhaltung der Zusagen und Zahl der überfälligen Meldungen, je Wohnanlage und je Dienstleister. Diese Zahlen speisen den Jahresbericht an die Gremien — sie müssen nicht mehr von Hand zusammengetragen werden.
Noch eine Frage? Schreiben Sie uns — ein Mensch antwortet Ihnen.
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