Anwendungsfall · Gesundheit
14 % leere Termine in einer Region, in der Ärzte fehlen
Ein interdisziplinäres Gesundheitszentrum vereint neun Behandelnde und rund 1.400 Konsultationen pro Monat. Fast 200 Termine werden nicht wahrgenommen — in einem Gebiet, in dem man mehrere Wochen auf einen Termin wartet.
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Die Ausgangslage
Das Fernbleiben kostet doppelt
Der nicht wahrgenommene Termin ist ein reiner Verlust für das Zentrum und eine zusätzliche Wartezeit für den nächsten Patienten. Das Sekretariat erinnert, wenn es kann, zwischen zwei Anrufen; an vollen Tagen erinnert niemand. Und wenn ein Patient am Vortag absagt, geht die Nachricht nirgendwohin.
- ≈ 200 verlorene Termine pro Monat
- Die Erinnerung hängt von der Auslastung des Sekretariats ab
- Eine späte Absage nützt niemandem
- Das Telefon unterbricht die Konsultationen
Was eingerichtet wird
Drei Mechanismen, keine weitere Software
- 01
Die systematische Erinnerung
SMS 48 Stunden vorher und am Vortag, mit dem Namen der behandelnden Person und dem Link zum Absagen. Systematisch heißt: unabhängig von der Auslastung des Sekretariats.
- 02
Absagen wird einfach
Ein Link, ein Klick, kein Anruf nötig. Das ist kontraintuitiv, aber genau das senkt die Ausfälle: Die meisten Patienten, die nicht kommen, haben sich nicht getraut anzurufen.
- 03
Die Warteliste übernimmt
Der frei gewordene Termin wird den wartenden Patienten mit demselben Anliegen automatisch angeboten. Sie antworten per SMS; wer zuerst kommt, bekommt den Platz.
- 04
Die Telefonzentrale filtert
Anrufe werden angenommen und qualifiziert, einfache Terminanfragen ohne Sekretariat bearbeitet, der Rest weitergeleitet. Die Konsultationen werden nicht mehr unterbrochen.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- ≈ 14 % → 6 %
- der Termine nicht wahrgenommen
- ≈ 110
- zurückgewonnene Konsultationen pro Monat
- 48 Std.
- durchschnittliche Vorlaufzeit bei Absagen
- 0
- von Hand getätigte Erinnerungen
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Die eingesetzten Bausteine
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Häufig gestellte Fragen
Sind Gesundheitsdaten betroffen?
Das Konzept verarbeitet keine medizinischen Daten: Terminanliegen, Kontaktdaten, Zeitfenster. Die Patientenakte bleibt in der Fachanwendung des Zentrums, die als einzige Gesundheitsdaten hostet.
Lässt sich unsere bestehende Kalendersoftware anbinden?
Ja, über die API. Viele Zentren behalten ihren Fachkalender und nutzen Metaventus nur für die Erinnerungen, die Warteliste und die Telefonzentrale.
Kann der Patient auf die SMS antworten?
Ja. Die Antworten laufen in die Konversation zurück, und eine Absage per Antwort gibt den Termin automatisch frei.
Wie viele verpasste Termine gewinnt man zurück?
Von den 14 % verlorenen Terminen entfällt der Großteil auf Vergessen und nicht gemeldete Verhinderungen. Die Erinnerungen erledigen das Vergessen; der Absagelink in einem Klick erledigt den Rest, indem er den Termin früh genug freigibt, damit ein anderer Patient ihn nimmt.
Ist das für neun Behandelnde aufwendig einzurichten?
Jede behandelnde Person behält ihren Kalender und ihre Verfügbarkeitsregeln; die Einrichtung erfolgt Konsultationsart für Konsultationsart. Rechnen Sie mit einem halben Tag für das Zentrum, nicht mit einem Projekt.
Noch eine Frage? Schreiben Sie uns — ein Mensch antwortet Ihnen.
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