Caso de uso · Indústria
O orçamento sai em três dias, a fatura é paga em sessenta e dois
Uma PME industrial de 40 trabalhadores emite cerca de 180 orçamentos por mês. O comercial redige-os numa folha de cálculo, o serviço administrativo reintroduz a encomenda, a fatura segue por correio, e o follow-up faz-se quando alguém se lembra. O prazo médio de pagamento chega aos 62 dias.
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O ponto de partida
Cada reintrodução custa um dia e um erro
A folha de cálculo dos orçamentos está limpa, o ERP é sólido, a contabilidade está em dia. O problema está entre os três: cada passagem de uma ferramenta para outra faz-se à mão, acrescenta um prazo e introduz uma divergência. E ninguém tem a lista dos orçamentos sem resposta há dez dias.
- Três dias entre o pedido e o envio do orçamento
- Divergências entre o orçamento assinado e a fatura emitida
- Nenhum follow-up sistemático dos orçamentos pendentes
- 62 dias de prazo de pagamento, sem visibilidade sobre as causas
O que se implementa
Uma única linha de vida, do orçamento ao recebimento
- 01
O orçamento faz-se na ficha do cliente
Catálogo de produtos, descontos, condições: o orçamento é gerado em PDF e enviado no próprio dia, com assinatura online. O comercial não sai da ficha.
- 02
A fatura retoma o orçamento, sem reintrodução
A encomenda decorre do orçamento assinado, a fatura da encomenda. Deixa de haver divergência possível porque deixa de haver recópia.
- 03
Os follow-ups correm sozinhos
Orçamento sem resposta ao 7.º dia, fatura vencida ao 3.º e depois ao 15.º dia: os cenários insistem e nunca se esquecem. O comercial retoma o assunto apenas quando isso conta.
- 04
O pagamento está a um clique
Cada fatura traz a sua ligação de pagamento. Retirar um atrito de pagamento encurta o prazo com mais segurança do que mais uma insistência.
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- 3 d → 0
- de prazo de envio do orçamento
- 0
- reintroduções entre orçamento, encomenda e fatura
- 62 d → ≈ 40 d
- de prazo de pagamento pretendido
- 100 %
- dos orçamentos pendentes com follow-up
Para ir mais longe
Os blocos mobilizados
Orçamentos online
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Perguntas frequentes
É preciso abandonar o nosso ERP?
Não. A Metaventus cobre a pré-venda e a relação com o cliente; o ERP mantém a produção e os stocks. Os dois sincronizam-se pela API, e o orçamento assinado pode desencadear diretamente a encomenda no ERP.
As faturas estão conformes com a faturação eletrónica?
Sim. A faturação eletrónica é assegurada através de uma plataforma certificada, com emissão no formato exigido e acompanhamento do ciclo de vida da fatura.
É possível manter as nossas condições de desconto por cliente?
Sim, ficam registadas na ficha do cliente e são aplicadas automaticamente ao orçamento. O comercial pode alterá-las, com registo de quem decidiu o quê.
Onde se ganham realmente os 62 dias de prazo de pagamento?
Em três pontos: a fatura que sai no dia da entrega em vez do fim do mês, a ligação de pagamento na fatura, e o follow-up automático no vencimento. Nenhum dos três é espetacular; somados, deslocam a tesouraria.
É preciso um posto dedicado para fazer tudo isto funcionar?
Não, e é esse o ponto: com 40 trabalhadores e 180 orçamentos por mês, a pessoa que tratava disto a meio tempo continua — mas trata das exceções em vez de introduzir dados. O plano Profissional começa em 90 € por mês para a conta.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
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